Hoje, muitas empresas atuam fora da sua área de cobertura, se comunicando de forma constante com clientes e fornecedores. O número virtual pode contribuir para este tipo de comunicação, com vantagens e redução de custos para a telefonia empresarial.
Ele é um contato de telefone fixo que realiza as ligações através da Internet, ou seja, funciona sem a necessidade das linhas telefônicas convencionais. Este canal telefônico pode ser atendido em qualquer localidade, assim como os números tradicionais.
O diferencial é que, por utilizar a rede para o seu funcionamento, o número virtual não gera cobranças extras por ligações para outro DDD (Discagem Direta à Distância). Inclusive, com essa tecnologia se torna possível adquirir números com DDD de lugares diferentes ao que a empresa ou colaborador está localizado.
O que é e como funciona o número virtual
O número virtual tem funções idênticas ao convencional, faz e recebe chamadas do mesmo modo que qualquer outro telefone fixo e pode, até mesmo, ser usado em aplicativo de mensagens.
A principal diferença é que o serviço não funciona com a necessidade de uma linha telefônica física chegando no local do seu escritório ou na sua casa, em dias de trabalho remoto. A sua telefonia fixa deixa de depender de fios e conecta-se a você onde estiver.
O funcionamento do número virtual acontece através da Internet e pode operar por meio de um telefone IP conectado à banda larga ou com a instalação de um aplicativo no celular, ou, até mesmo, com um softphone no computador.
Os dispositivos compatíveis
Os dispositivos compatíveis para receber números virtuais podem operar da seguinte maneira:
APP para smartphone: os números virtuais utilizados em celulares funcionam através de aplicativos, que estão disponíveis tanto para o sistema Android, quanto para o iOS e podem ser baixados nas respectivas lojas de aplicativos dos smartphones.
A partir disso, através de um usuário e senha, o aplicativo pode ser registrado por meio da Internet em uma operadora de telefonia que comercialize os serviços da telefonia VoIP (Voz Sobre IP).
Navegador: o acesso do número virtual também pode ser realizado por meio de um endereço ou URL do site da operadora de telefonia, que será acessado através de um login.
Isto permite transformar o navegador de Internet em um telefone, utilizando a tecnologia de WebRTC. Assim, o número virtual pode ser atendido em qualquer lugar, apenas usando um computador ou notebook conectado à Internet.
Softphone: é um software instalado no computador, também acessado por usuário e senha, que permite acessar o seu número virtual da mesma maneira que o navegar. A diferença é que o softphone é um aplicativo para computadores e notebooks.
Telefones IPs: são aparelhos telefônicos que funcionam a partir da tecnologia VoIP, ou seja, eles são conectados a uma rede banda larga. São dispositivos semelhantes aos telefones tradicionais.
Em todos os casos, é necessário registrar-se em uma operadora de telefonia em nuvem que disponibiliza os serviços VoIP. Assim o seu negócio consegue receber e efetuar ligações com os números virtuais.
Vantagens do número virtual
As soluções em nuvem fazem parte da operação de muitas organizações, isto se dá pelos constantes avanços tecnológicos e os seus impactos nos negócios. As instituições que acompanham as tendências do mercado, implementam novos procedimentos e atualizam processos de seus serviços.
O número virtual é uma tecnologia que pode contribuir para melhorar a gestão comunicacional das empresas. Alguns dos seus benefícios auxiliam para melhorar o atendimento ao público, além de centralizar e otimizar ações, colaborando para uma maior produtividade por parte das equipes.
As principais vantagens são:
Maior cobertura do código DDD
O número virtual aumenta a presença da empresa em outras localidades, pela liberdade de adquirir números com o DDD de outra região. Por ser um sistema que trafega em nuvem, o alcance em relação à aquisição dos DDDs é amplo.
Inclusive, atingindo regiões distantes das capitais. Na IUNGO, por exemplo, a sua empresa pode ter presença local em mais de 3.000 municípios do Brasil, apenas adquirindo os números virtuais.
Praticidade e economia
Para habilitar o serviço não é necessária uma linha telefônica física na organização. Isto contribui para a redução de custos na telefonia empresarial, aliado às ligações por meio da Internet, que não cobram taxas extras no final do mês e, na maioria das vezes, apresentam mensalidades fixas.
A facilidade em utilizar os ramais nos computadores e smartphones dos colaboradores de uma organização, também contribui tanto para a praticidade no serviço, quanto para a economia nos gastos com a telefonia da empresa, pois não há a necessidade da aquisição de aparelhos específicos para telecomunicação.
Chamadas com qualidade e mobilidade
Com a tecnologia do número virtual é possível receber e efetuar chamadas com maior qualidade de voz, pois, as ligações transmitidas por banda larga apresentam um sinal mais consistente do que as linhas telefônicas tradicionais, que oscilam com frequência e apresentam problemas no sinal, como os ruídos nas chamadas.
Além da melhora na qualidade das ligações, com os ramais móveis a mobilidade é garantida. O número fixo no notebook e dispositivos móveis permite que os colaboradores trabalhem de forma remota ou consigam manter a comunicação estável com os clientes mesmo em viagens de negócios.
Gravação das chamadas e melhor qualidade no atendimento
Os números virtuais otimizam as gravações de todas as chamadas de uma organização. O armazenamento dos áudios e da telecomunicação, através da mesma rede e dispositivos, centraliza as informações e dados utilizados na operação da empresa.
Assim. é possível melhorar também a qualidade do atendimento, pois este será realizado de maneira mais ágil, gerir melhor equipes remotas e ainda fazer o backup das chamadas no Google Drive ou Dropbox, se os seus números virtuais estiverem conectados por meio do sistema de PABX Virtual.
Portabilidade de números
É possível manter os números fixos que as instituições já utilizam, além de criar novos contatos. A portabilidade é uma escolha para empresas consolidadas que não desejam mudar o número principal para contato dos seus clientes, mas sim aumentar a quantidade de ramais disponibilizados.
O número virtual e a comunicação empresarial
Desde pequenas e médias até grandes corporações conseguem utilizar números virtuais e usufruir das suas vantagens. Como mencionado anteriormente, a redução de custos institucionais com telefonia é um dos principais benefícios dessa tecnologia.
Isto facilita a sua implementação em qualquer tipo de empresa, pois os serviços virtuais são armazenados, atualizados e têm o seu funcionamento em nuvem. Quando as soluções funcionam através de softwares, a implementação e instalação não requer grandes investimentos físicos.
Até mesmo, não exigem outros investimentos elevados, pois os serviços em nuvem são, em sua maioria, cobrados de forma mensal em um valor fixo, ou seja, você paga por um pacote para ter uso ilimitado dos recursos oferecidos.
Com a rápida e fácil implementação que um número virtual oferece, você já pode começar a colocar em prática as estratégias para o seu negócio. Desde treinamento de atendimento, até a disponibilidade de mais números de contato.
A comunicação é um dos setores mais importantes de qualquer organização. É através dela que os consumidores são atraídos e que os clientes são fidelizados. O contato com fornecedores e parceiros também são realizados por meio dos canais da empresa, onde a comunicação interna acontece.
Os aspectos comunicacionais percorrem a construção de autoridade e imagem da marca, a oferta dos produtos e serviços, o atendimento ao cliente, as resoluções de problemas e o retorno de feedbacks. A maneira que determinada organização constrói relacionamento com o público e responde as suas críticas e elogios, determina a sua reputação no mercado.
De acordo com um estudo realizado pela NTT Data e o MIT Technology Review, a preocupação dos gestores e colaboradores com a imagem institucional é uma das prioridades dos negócios, pois, 70% das empresas aumentaram os seus investimentos em Marketing Digital.
O crescimento do setor de comunicação corporativa demonstra como a construção da reputação de marca no mercado é uma das áreas que ganhou a atenção das empresas.
A pesquisa também demonstra que a quantidade de negócios que desenvolvem em sua gestão processos de comunicação, teve um salto de 50% em 2022, relacionado ao ano anterior.
Investir em um ou mais números virtuais é complementar ainda mais a comunicação da sua organização. Melhorando todos os segmentos que dependem ou utilizam da comunicação para desenvolver os seus trabalhos.
Em 2022, o atendimento por telefone foi a segunda opção mais utilizada pelo público, com 32% de preferência, perdendo apenas para o uso do aplicativo de mensagens, o WhatsApp. Inclusive, esses dois canais podem ficar interligados dependendo se a sua organização utiliza os recursos da telefonia em nuvem.
Ao utilizar números virtuais para os colaboradores da sua empresa, é possível implementar outras soluções digitais no seu negócio, que auxiliam no gerenciamento de todos os seus canais de atendimento. Além de conseguir integrar ferramentas que já fazem parte do sistema operacional da sua organização.
Vamos compreender como essa otimização funciona, a seguir!
Tecnologia em nuvem
As soluções da tecnologia em nuvem estão presentes na vida das pessoas já há alguns anos. Desde os serviços do Google até aplicativos de músicas e streamings utilizam essa tecnologia no seu funcionamento.
Com a pandemia, essas ferramentas ganharam maior visibilidade e o seu uso aumentou de forma significativa. Isso se deu pelo remoto e fácil acesso a dados e sistemas das empresas, sem a necessidade de um escritório físico.
Um exemplo disto é a telefonia em nuvem. A sua adesão também encontrou crescimento nas restrições da pandemia, onde muitos negócios necessitavam de mobilidade e, até mesmo, reduzir custos em suas operações.
Um estudo do Gartner Group, empresa líder em pesquisas sobre tecnologia, demonstrou que em 2020, primeiro ano da pandemia, a adesão dos serviços em nuvem teve um crescimento mundial de 40,7%.
Inclusive, outra pesquisa do Gartner, prevê que até 2027, mais de 50% das organizações passarão a utilizar plataformas em nuvem. No estudo mais recente do BSA, acerca do Desempenho Global sobre Computação, o Brasil estava na 18° posição do ranking já no ano de 2018, como um dos países que mais utilizam a computação em nuvem.
Os sistemas em nuvem conseguem oferecer inúmeros benefícios para os usuários. O acesso remoto é apenas uma das suas vantagens, essa solução fornece segurança de dados, com login restritos, notificações em tempo real e backup já incluso.
A telefonia em nuvem
Ao adquirir mais de um número virtual, a fim de utilizar os diferentes contatos para ramais distintos, as organizações podem centralizar esses canais telefônicos em um único sistema de PABX Virtual. Implementar a telefonia em nuvem junto aos números fixos, permite o monitoramento de todos os ramais presentes na empresa.
O controle de chamadas feitas e recebidas, as gravações dessas conversas, ligações ilimitadas e integrações com outros sistemas, são exemplos de upgrades proporcionados pelo PABX Virtual.
Como já mencionado anteriormente, uma das principais vantagens dos números virtuais é a possibilidade de utilizar números com diferentes DDDs. Sabemos que, ao contratar um número de outra localidade, quando o colaborador realizar ligações para clientes dessa determinada região, eles estarão mais propensos a atender, pois reconhecerão o DDD local.
Neste momento, é interessante que todos os números de uma organização estejam interligados e gerenciados por um mesmo sistema, para facilitar na hora do monitoramento e centralizar os dados obtidos pelos canais de comunicação.
Por exemplo, através da integração da telefonia em nuvem com CRMs de vendas, o atendente consegue ter todas as informações sobre determinado cliente no momento da ligação, sem grandes demoras, no mesmo dispositivo usado para realizar o contato.
E com as plataformas de armazenamento em nuvem também integradas com a telefonia da organização, os áudios podem ser armazenados de maneira automática no sistema escolhido e são acessados através da mesma rede onde estão o PABX Virtual e os CRMs.
Esta facilidade no acesso e gerenciamento de todas as soluções utilizadas para a comunicação de uma empresa, centralizando o armazenamento dos sistemas em uma única rede, a Internet, e nos mesmos dispositivos, o trabalho de toda a equipe responsável será otimizado.
O aumento da produtividade e a consequente melhora no atendimento e ações da organização, contribuem para alavancar a credibilidade e relevância da marca no mercado, ganhando destaque com o público por seu suporte humanizado.
A comunicação é parte integrante e operante das instituições, sendo a porta de entrada para o público e meio para fidelização dos clientes, juntamente com outros quesitos.
Por isso, é importante, e de grande relevância, investir nessa área, não só para melhorar a experiência do cliente e a visão da empresa, como também a vivência dos colaboradores com o seu trabalho.
Conclusão
O aumento da utilização de sistemas em nuvem, forneceu para as empresas inúmeras possibilidades de soluções adequadas ao meio institucional. Muitas dessas ferramentas, já estavam disponíveis no mercado, mas, com as restrições e imposições da pandemia, ganharam maior notoriedade e novas atualizações.
Muitos negócios iniciaram a sua jornada no meio digital, o famoso e-commerce, ou migraram suas empresas também para esse ambiente. A Internet contribuiu para que muitas organizações continuassem com os seus trabalhos, mantendo-se no mercado.
Além disso, diversas empresas trabalham com mais de uma unidade de negócio, localizadas em regiões diferentes. Com isso, torna-se preciso interligar esses números e ter uma ferramenta que funcione para todas as filiais, construindo não só o sistema de telefonia, como toda a plataforma de comunicação da organização.
Então, conseguimos compreender que o investimento em comunicação corporativa é indispensável, portanto, a adesão de números virtuais é um dos caminhos para trazer praticidade aos colaboradores e, consequentemente, para a vida dos clientes também.
Algumas outras soluções digitais podem oferecer upgrades para os números virtuais e implementar um sistema telefônico unificado nas empresas. Assim, trazendo, além da praticidade, otimização para os processos de gestão e para os procedimentos realizados pela equipe no dia a dia de trabalho.
Assim como é importante preocupar-se e manter um relacionamento com os clientes, os colaboradores também devem ser incluídos nas ações de comunicação das empresas. Os sistemas utilizados devem ser pensados para facilitar a rotina de trabalho da equipe, que quando se sente motivada, consegue aumentar os índices de rendimento.
Desde o início, quando a comunicação dos negócios, e da vida pessoal, se baseava apenas na existência do telefone fixo, era essencial que meios de contato estivessem disponíveis para o público. Hoje, com tantos recursos tecnológicos, é inadmissível que uma empresa não conte com um bom sistema de atendimento e de gestão.
Somos IUNGO, Somos VOCÊ!
