O correio de voz é um recurso de telecomunicação conhecido popularmente. O que muitos não sabem é que o sistema de um correio de voz pode ser utilizado como estratégia de comunicação corporativa.
Um correio de voz virtual pode ser integrado com endereços de e-mail, para as mensagens recebidas em cada um dos ramais da sua empresa. Assim como também facilita a transmissão de mensagens de voz aos seus clientes.
Neste artigo, vamos explicar como funciona essa tecnologia para que você compreenda se o seu negócio precisa de um sistema de correio de voz e como usar virtualmente.
O que é correio de voz e para que ele serve?
O correio de voz é um sistema que atende automaticamente as suas ligações, permitindo que os usuários deixem mensagens telefônicas. Também conhecido como voicemail e caixa postal, o correio de voz faz a gravação das chamadas não atendidas.
Isto ocorre quando o número está ocupado, sem sinal ou desligado ou, até mesmo, se o usuário não conseguiu atender a tempo a ligação. Caso os seus fornecedores ou parceiros, colaboradores e até clientes tenham informações importantes a tratar, podem usar esse recurso.
Uma caixa postal pode ser ajustada através de configurações, como a gravação da mensagem automática que a pessoa escutará ao ligar e a transferência para outro ramal. Quando integradas ao e-mail, uma cópia das mensagens de voz é enviada a caixa de entrada.
Essa integração é possível em sistemas de telefonia em nuvem. Assim, cada ramal de uma empresa consegue ter seu correio de voz e escutar as mensagens recebidas nos e-mails corporativos de cada colaborador, em formato MP3.
Correio de Voz Virtual
O correio de voz virtual é o modelo em nuvem do correio de voz tradicional, operando através da mesma premissa, mas em um sistema online. Usar o voicemail virtual é recomendado para as empresas que trabalham com o contato com o cliente, tipo, aviso de entrega de mercadorias.
Um sistema de voicemail virtual permite o armazenamento das mensagens das suas caixas postais em uma plataforma online e, como mencionado anteriormente, disponíveis também na caixa de entrada do seu e-mail. Na telefonia em nuvem, você não precisa ligar pra nenhum correio de voz pra ouvir suas mensagens.
O correio de voz virtual permite a gestão do atendimento ao cliente, principalmente, no que diz respeito ao contato fora do horário de funcionamento. Se a sua empresa não tem plantão, a mensagem de saudação do voicemail pode indicar como o usuário deve prosseguir.
Afinal, na caixa postal virtual o usuário consegue personalizar a mensagem de saudação. O sistema também contribui na centralização de informações, como na troca de dados com fornecedores, muitas negociações são firmadas por telefone, já que tem maior credibilidade.
Como utilizar correio de voz de forma eficiente?
É normal que a maioria das pessoas, ao cair na caixa postal, desliguem antes mesmo de ouvir a mensagem de saudação. Por isso, é interessante ter atenção na gravação do correio de voz da sua empresa, para que o cliente deixe seu recado.
O voicemail permite que o seu cliente seja sempre ouvido, então grave uma mensagem objetiva, pois há informações essenciais para que a demanda do cliente seja resolvida e, para isso, a mensagem final tem que ser clara.
Só assim o usuário conseguirá deixar um recado com as informações corretas e ganhar um retorno eficiente do seu atendimento. Nesse momento, a ligação pode até mesmo ser transferida para outro ramal já na hora que cair na caixa postal, de forma automática.
De modo geral, um voicemail deve utilizar um tom de voz positivo e feminino, pois é mais convidativo e simpático aos ouvidos. Em termos de informações, deve citar o nome da empresa, evitando confusões, e deixar clara a previsão de resolução da demanda.
Conclusão
O sistema de correio de voz virtual é um recurso interessante para as empresas que operam com SAC e outras áreas de atendimento ao cliente, como suporte. Pois, garante funcionalidades para o contato fora do horário de funcionamento.
A possibilidade de gravar mensagem de saudação contribui para a agilidade no atendimento, requisitando para o cliente as informações necessárias para que a sua solicitação seja resolvida assim que chegar no colaborador.
A caixa postal também é sinônimo de segurança ao armazenar os recados em uma plataforma online, assegurando-se dos dados e solicitações tratadas entre a empresa e os seus clientes ou parceiros, protegendo ambos.
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