O ramal telefônico é um mecanismo que faz da telefonia empresarial mais profissional e funcional, levando maior excelência para o atendimento ao cliente e agregando funções para a execução de tarefas.
Se você já utiliza a solução de PABX Virtual, ou até mesmo ainda não migrou a sua telefonia para a nuvem, acompanhe nosso artigo, separamos as principais configurações para o seu ramal, a fim de melhorar a sua comunicação.
Se você ainda não sabe o que é um ramal telefônico, confira o nosso artigo: O que é ramal? Descubra as vantagens para sua empresa.
Configurações para o ramal virtual
Primeiramente, queremos ressaltar que um ramal telefônico pode ser o de um telefone IP ou o do ramal web e app, que funcionam no computador e smartphone. As configurações disponíveis, irão depender do tipo de PABX Virtual contratado.
Entre tantas vantagens da telefonia em nuvem, algumas funções podem ser úteis para a rotina das empresas e dos seus colaboradores, automatizando operações para otimizar o atendimento ao cliente. Algumas dessas configurações são:
DAC – Distribuidor Automático de Chamadas
A DAC consegue distribuir de forma automática as ligações recebidas nos ramais da sua empresa. Da seguinte maneira: imagina que você tem o ramal A e B, quando o cliente realizar uma chamada para a sua empresa, ela irá tocar no primeiro grupo de ramal selecionado, nesse caso, o A e o B.
Caso a ligação não seja atendida, de acordo com uma seleção feita por você ou um dos seus colaboradores, a chamada pode começar a tocar em outro grupo de ramal ou em um ramal específico, para que algum dos atendentes consiga entrar em contato com o cliente em linha, sem que ele fique esperando por muito tempo.
Esse tipo de configuração é útil para a rotina de trabalho em escala, por exemplo, ou em grandes empresas, com matriz e filiais. A DAC evita que o cliente espere por muito tempo para ser atendido ou que acabe não tendo retorno.
Recurso Siga-me
Enquanto a DAC é um distribuidor de chamadas, o Siga-me transfere ligações de um ramal para outro. Ao configurar essa função, o seu colaborador consegue transferir todas as chamadas do ramal fixo dele para o móvel, e assim atender em mobilidade.
Ou, é possível transferir todas as ligações recebidas no ramal de um dos seus colaboradores, para o outro. Essa configuração pode ser feita ou desfeita a qualquer momento, de maneira intuitiva no seu telefona IP ou ramal app.
As funções dos ramais virtuais são pensadas para atender a flexibilidade tanto do colaborador quanto do cliente, sendo ideal para manter um padrão de atendimento, garantindo a satisfação do consumidor.
Fila de atendimento
Caso a sua empresa não tenha uma equipe ampla de atendentes ou por algum motivo não consiga utilizar os recursos acima, o seu ramal também conta com a configuração de fila de atendimento.
Nela, os clientes ficam na espera telefônica, aguardando para serem atendidos. Para melhorar a experiência, você pode gravar áudios personalizados para explicar ao consumidor como funciona a fila de atendimento e informar o seu lugar de espera.
Assim, a experiência é pensada para o público, que consegue saber o seu lugar na fila de espera e se vale a pena esperar pelo atendimento naquele momento.
Horário de atendimento
É possível configurar horário de atendimento para o seu ramal, conseguindo adicionar áudios personalizados para as ligações recebidas fora do horário de funcionamento da sua empresa ou em horário de plantão.
Assim como agregar os recursos de transferência de chamadas, para as ligações serem direcionadas para o ramal do plantonista, por exemplo, ou para o seu ramal no smartphone, após determinada hora do dia.
Isto faz com que você também consiga ampliar o horário de atendimento da sua empresa, pois pode atender os seus clientes em mobilidade, trabalhando home office ou em viagens de negócios.
Caixa postal por e-mail
Ao encontro da função de horário de atendimento, os ramais também podem ter as mensagens de voz deixadas na caixa postal, enviadas por e-mail para o colaborador responsável.
Pode acontecer de algum cliente ou fornecedor deixar uma mensagem na caixa postal do seu ramal, se você disponibilizar esse recurso, fora da sua hora de funcionamento, com isso, através dessa configuração, o dono do ramal recebe as mensagens por e-mail em formato de áudio MP3.
Assim, você consegue escutar elas depois e até mesmo armazenar em um local seguro, caso o conteúdo seja importante.
Atendimento em múltiplos dispositivos
Os ramais virtuais permitem que o colaborador atenda o seu número virtual em diferentes dispositivos: no telefone IP, no aplicativo do smartphone e no softphone no computador ou notebook.
Nesse caso, você pode ter um número para cada um desses ramais ou utilizar o mesmo número nas três opções, pensando na flexibilidade para cada colaborador, que consegue flutuar na utilização do ramal de acordo com a necessidade imposta.
DDRs únicos para cada ramal
É comum algumas empresas utilizarem um único número para os seus ramais ou até mesmo apenas o 0800. Com os ramais virtuais, ficou mais econômico e prático conseguir ter números virtuais distintos para cada um dos colaboradores.
Com o uso de DDRs únicos, você pode fazer com que o seu cliente ligue para ramais específicos que estejam de acordo com a sua necessidade de atendimento, otimizando o trabalho dos atendentes e o tempo do próprio consumidor.
Isto se dá, pois, os números únicos permitem que os ramais da sua empresa sejam divididos por setores, por exemplo. Assim você divulga os números e os seus respectivos segmentos para os clientes realizarem as suas ligações.
Outra grande configuração, aliada ao DDR único, é a possibilidade de ter ramais com diferentes DDDs, muito útil no dia a dia caso a sua organização tenha filiais ou clientes em regiões diferentes da qual a sua unidade física ou matiz está localizada.
Conclusão
Com a gestão dos seus ramais através do PABX Virtual, a sua empresa ganha em segurança, com gravação de chamadas e armazenamento também em nuvem, em sistemas como o Google Drive.
Além disso, você também consegue ampliar os recursos de gestão da sua comunicação, através da integração dos seus ramais com plataformas de vendas e aplicativos de mensagens, como o WhatsApp Business.
Recursos como esses melhoram o atendimento ao cliente, pois permitem um contato mais personalizado, mais ágil e com credibilidade, o que garante para o cliente a sua proteção de dados e a entrega adequada dos serviços. Isto aumenta o desempenho e visibilidade da sua marca no mercado.
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