Na maioria das organizações, o telefone empresarial é fundamental, principalmente, para o atendimento ao cliente. Por ser um canal de comunicação direta, trabalhar com sistemas que forneçam as funcionalidades necessárias é um diferencial.
As empresas precisam entregar qualidade na comunicação, tanto quanto nos seus produtos ou serviços. É através do contato por ligação ou outros tipos de canais, que os vendedores fecham negócios.
É obrigatório, para as empresas que trabalham com o Serviço de Atendimento ao Consumidor – SAC -, a utilização de multicanais que permitam e facilitam a comunicação do público com a marca, proporcionando opções de escolha.
Para isto, os negócios devem investir em sistemas comunicacionais pensados para o funcionamento do mundo corporativo, obtendo um telefone empresarial com funcionalidades como ramais distintos e o gerenciamento de todas as ligações.
O que é telefone empresarial?
O telefone empresarial, como o próprio nome diz, é um tipo de telefonia específica para ser usada no segmento corporativo. Neste serviço, as empresas têm acesso a funcionalidades e recursos profissionais que a telefonia convencional não possui.
Atendimento telefônico, e-mails, chats, aplicativo de mensagens, videoconferências, entre outros canais de contato, fazem parte do dia a dia dos negócios. Com isso, é essencial ter um sistema de comunicação próprio para empresas.
Se esta solução conseguir abranger, de certa maneira, todos os meios de contato disponibilizados pela organização, melhor ainda. Ao centralizar os canais de comunicação de um negócio, as informações e dados também se concentram.
A convergência do controle dos programas utilizados contribui para o gerenciamento, pois é possível ter acesso a todas as ligações recebidas ou efetuadas, as mensagens enviadas podem ficar no mesmo número fixo do ramal e o e-mail pode funcionar através da mesma rede, por exemplo.
Isto melhora o ambiente de trabalho para os colaboradores, que conseguem realizar suas funções com maior praticidade, usando soluções armazenadas no mesmo sistema. Além disto, garante uma experiência melhor para o cliente que é atendido de forma ágil.
Vantagens de uma telefonia empresarial em nuvem
Um bom sistema de telefone empresarial faz total diferença na hora da empresa construir relacionamento com os clientes. Hoje, quando se fala em telefonia, não estamos apenas abordando o número fixo em si, mas também os demais meios de atendimento.
As soluções em nuvem conseguem abranger vários canais de comunicação e unificar o seu funcionamento por meio de um único sistema, onde ficam armazenadas todas as informações dos clientes daquela marca.
A telefonia em nuvem é um dos sistemas pensados para as empresas e que conseguem amparar o atendimento telefônico e o contato por aplicativo de mensagens, por exemplo.
Ao investir na telefonia empresarial, ideal para o mercado de negócios, é possível obter algumas vantagens.
Capacidade de atendimento
Quando o negócio utiliza o telefone empresarial, a capacidade de atendimento ao cliente é ampliada. Com o sistema de comunicação adequado, as organizações podem ter escalabilidade e adquirir quantos ramais forem necessários.
Assim, o número de colaboradores pode aumentar ou diminuir de acordo com a necessidade da empresa. Ao implementar ramais e garantir mais canais de contato para o público, o atendimento é otimizado e mais vendedores podem entrar em contato com potenciais clientes.
Além da capacidade de mais atendentes, as equipes agilizam o contato com o cliente e conseguem ter uma comunicação dinâmica, pois as informações necessárias já estão em mãos, pelo fácil acesso de dados concentrado e integrado entre as soluções utilizadas na organização.
Ramais interligados
Com a solução de telefonia em nuvem, por exemplo, todos os ramais de uma empresa conseguem estar interligados pelo sistema de PABX Virtual. Essa conexão pode ocorrer mesmo entre os ramais telefônicos de diferentes unidades.
Com o PABX Virtual, o software que armazena o telefone empresarial está em nuvem, ou seja, armazenado na rede e pode ser acessado em qualquer dispositivo, independente da sua localização. Basta criar números fixos virtuais e disponibilizar aos colaboradores.
Os ramais interligados conseguem realizar chamadas internas sem custos e reúnem todos os dados, de todas as filiais, em um único sistema. Assim, por exemplo, se um cliente entrou em contato com o SAC de diferentes unidades, as suas informações estarão disponíveis para acesso independente disto, permitindo o seu atendimento sem grandes demoras.
Possibilidade de integração
Quando as organizações utilizam sistemas de telecomunicação específicos para o ambiente corporativo, se torna possível a integração com outras soluções, como o CRM de vendas já utilizado na empresa.
Além disto, a telefonia, quando utilizada em nuvem, pode ser integrada com programas de armazenamento, como o Google Drive. As soluções em nuvem conseguem se complementar, elas funcionam através da mesma rede e podem trocar informações entre si.
O telefone empresarial, quando usado por meio do PABX Virtual, pode também realizar integração com o WhatsApp Business. O número fixo do ramal de cada colaborador pode ser vinculado ao aplicativo de mensagens, centralizando as informações obtidas no Business no mesmo sistema de telefonia.
Maior credibilidade
Uma das principais vantagens do telefone empresarial é a credibilidade que ele proporciona para o público. Ao disponibilizar um número fixo para os clientes, os negócios transmitem seriedade, pois muitas pessoas ficam desconfiadas quando procuram no Google sobre determinada organização e não encontram essa informação.
Apesar do WhatsApp ser uma grande opção para atendimento ao cliente, no caso de fechamento de contratos, resolução de problemas e assuntos mais complexos, o contato pelo telefone é a primeira escolha dos consumidores.
O telefone empresarial é o canal de atendimento mais antigo disponibilizado pelas empresas, por isso é o meio que passa mais confiança para o público. É fundamental trabalhar com mais de um canal de comunicação, permitindo que o cliente escolha a melhor forma de falar com os colaboradores.
Segurança de dados
Um telefone empresarial consegue proporcionar recursos profissionais para as organizações, com uma maior segurança e proteção de dados. As ligações telefônicas nas empresas são frequentemente gravadas e devem ser armazenadas adequadamente.
Além disso, o contato por outros canais de atendimento também deve ser monitorado e protegido, pois a transferência de dados pode ocorrer não só pelo telefone, mas também por meio de aplicativo de mensagens e e-mail, por exemplo.
Ao centralizar os processos no sistema do PABX Virtual, há meios de armazenar com segurança todas as informações sensíveis e confidenciais de um negócio. As gravações podem ser feitas diretamente na solução em nuvem e os áudios armazenados da melhor forma para a empresa.
São muitas as vantagens nas funcionalidades oferecidas pelo telefone empresarial. Elas abrangem também desde uma assistência técnica especializada, até um excelente custo benefício e a possibilidade de mobilidade no trabalho.
Ao utilizar o sistema de comunicação adequado aos negócios, as organizações conseguem ter a disponibilidade de várias linhas telefônicas, o recurso de fila de atendimento, mensagens gravadas, entre outros.
Atualmente, o diferencial em um atendimento é o ato da escuta. Através de uma ligação telefônica é possível demonstrar interesse nas dores dos clientes e transmitir confiança, conhecimento e tranquilidade na hora de fechar um negócio.
Além disso, o sistema de uma telefonia empresarial consegue melhorar, até mesmo, a comunicação entre os colaboradores e as equipes de gestão conseguem contornar possíveis crises rapidamente, pois podem ter o acesso a todas as informações em tempo real.
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