VoIP e a organização da sua empresa

Tempo de Leitura: 4 minutos
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Neste artigo, falaremos da tecnologia VoIP e 10 dicas de como melhorar organização da sua empresa.

Uma empresa necessita contar com decisões gerenciais assertivas, atreladas à eficiência e produtividade, para se manter competitiva.

Para isso, é importante manter uma organização do ambiente e das tarefas de forma mais adequada possível. Isso deve ser providenciado em todas as áreas da empresa, não só nas áreas de produção.

 

1. Investir em um sistema de comunicação moderno com a tecnologia de VoIP

Uma das maneiras de se ter como melhorar organização de sua empresa refere-se a contar com sistema de comunicação eficiente e moderno.

Investir na tecnologia de VoIP (voz sobre IP) é uma das opções que permite maior versatilidade de contatos, sem quaisquer problemas e com a certeza de contar com comunicação da forma mais moderna possível.

2. Planejar e definir metas a ser atingidas e usar o VoIP como apoio

Sem planejar adequadamente seus negócios e definir metas a serem atingidas, não há como melhorar organização de sua empresa. Afinal, sem esses elementos, os colaboradores não terão um roteiro a seguir e a possibilidade de trabalhar mais, sem resultados, é real.

Alocar recursos humanos que possam executar as atividades essenciais para o negócio, de modo a atingir as metas traçadas, é uma forma de melhorar a organização de sua empresa.

Em alguns modelos de negócios, principalmente nas equipes de atendimento e vendas, indicadores de telefonia são importantíssimos para definição de metas a serem atingidas. Nem todas as centrais de telefonia tem características de relatórios como as centrais que operam na tecnologia de VoIP.

Grande parte das centrais de telefonia baseadas na tecnologia de VoIP já trazem por padrão relatórios de utilização por usuário, assim como relatórios gerenciais que podem servir de apoio para metas e indicadores de equipes.

3. Agregar tecnologia em rotinas

Não existe como melhorar organização de sua empresa, caso se mantenha sem controles informatizados e integrados.

O uso de planilhas eletrônicas é importante. Porém, investir em sistemas garante maior segurança sobre controle e integridade das informações; além de manter uma organização muito mais efetiva, pela padronização que permite.

Uma das características da tecnologia VoIP é poder integrar sistemas de CRM com telefonia. O usuário pode realizar suas tarefas e realizar e receber ligações diretamente na sua plataforma de trabalho (Ex. Microsoft Teams, Zendesk, Pipedrive, Pipe.RUN etc). Integrar telefonia com sistema agiliza e organiza o trabalho dos colaboradores.

4. Manter arquivos organizados

Para ter como melhorar organização de sua empresa não se pode desprezar um arquivo de informações e documentos, bem estruturado e de fácil identificação.

Isso facilita inclusive na fiscalização das empresas, além de oferecer identificação de dados históricos para eventuais consultas.

5. Estruturar seus processos

Uma excelente forma de saber como melhorar organização de sua empresa se concentra em ter processos bem definidos e estruturados, de forma a definir responsabilidades de maneira precisa.

Isso permite que tudo funcione de forma contínua, sem a dependência de pessoas que detenham, de forma individual, seus processos.

6. Elaborar procedimentos

Um dos melhores elementos de como melhorar organização de sua empresa é o estabelecimento de procedimentos estabelecidos de maneira descritiva e que possam ser entendidos por qualquer pessoa.

Além de organizar a empresa, isso permite que ocorra mais padronização e produtividade, sem criar a dependência individual quanto à execução de quaisquer tarefas.

7. Definir agenda de atividades

Quando se busca soluções de como melhorar organização de sua empresa, é importante estabelecer agendas de atividades e definição de planos de ação com a indicação dos responsáveis e prazos de conclusão.

Dessa forma, é possível avaliar a necessidade de agilizar tarefas, bem como perceber a melhor forma de ajustá-las, para atingir os resultados esperados.

8. Administrar o tempo

Quando não se administra o tempo, não há como melhorar organização de sua empresa, pois tudo pode estar muito bem definido. Porém, o tempo está sendo mal utilizado – o que impactará nos resultados.

Mesmo porque, organizar não é só manter tudo em seus locais e se preocupar com a criação e conservação de um ambiente limpo e agradável. O fundamental para um negócio é ter retornos com as atividades, demonstrando que realmente é organizado de maneira completa.

Com a tecnologia de VoIP é possível gerenciar ligações recebidas, efetuadas e gravar as ligações telefônicas. Com isso é possível tirar relatórios gerenciais de utilização da telefonia e utilizar como indicador para melhor administrar o tempo dos colaboladores.

9. Delegar tarefas

Delegar tarefas é uma das melhores formas de se ter boa noção a respeito de como melhorar organização de sua empresa.

Ao estabelecer a divisão e delegação correta, você estará obtendo ganhos de produtividade e agilidade sobre as decisões. Sendo esses fatores determinantes para ter um diferencial em relação à concorrência.

10. Estabelecer reuniões periódicas utilizando a tecnologia VoIP

Manter reuniões periódicas de alinhamento e feedback é uma boa forma de se fazer esforço em ter como melhorar organização de sua empresa. Principalmente, quando esses encontros são realizados de forma objetiva, para não perder tempo das pessoas da equipe.

Um dos desafios vividos pelas empresas ao longo da pandemia foi prover tecnologia para que colaboradores remotos pudessem acessar os sistemas da empresa e pudessem utilizar a telefonia corporativa nas suas residências. Durante esse período, muitas empresas decidiram migrar sua infraestrutura de telefonia convencional para a tecnologia de VoIP pois foi essa a tecnologia que viabilizou reuniões periódicas mesmo com os colaboradores nas suas casas.

Conclusão sobre como melhorar organização de sua empresa utilizando como apoio a tecnologia VoIP

Neste artigo, pudemos verificar 10 dicas de como melhorar organização de sua empresa utilizando a tecnologia VoIP.

Nesse contexto, apontamos que a organização é fundamental para o sucesso das empresas e deve ser perseguida incansavelmente.

A IUNGO possui a melhor solução VoIP do mercado e pode auxiliar seus processos de modernização das comunicações em sua empresa. Organização também passa por gerir melhor times

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Fontes:

https://revistapegn.globo.com/Dia-a-dia/noticia/2015/08/3-dicas-de-organizacao-para-melhorar-sua-produtividade.html

http://www.newgest.pt/blog/organizacao-melhorar-eficiencia-empresa/

https://www.sabrinanunes.com/empreendedorismo/dilemas-de-empreendedora/organizacao-da-empresa-dicas-para-melhorar/

https://www.ibccoaching.com.br/portal/coaching-carreira/10-dicas-de-organizacao-no-trabalho/

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