Ter controle de custos é fundamental para o sucesso de qualquer atividade empresarial, inclusive dos custos de comunicações. Não há como desprezar a implantação de controles e acompanhamentos adequados em cada setor da empresa, até mesmo naqueles normalmente colocados em segundo plano, pois não constituem despesas relacionadas à atividade fim do negócio.
É importante conhecer com detalhes todos os aspectos que interferem em suas operações, pois (é o caso da maioria) nesse exato momento é bem provável que seus clientes estejam pressionando por descontos impraticáveis, e você esteja perdendo noites de sono. Ainda que não seja o caso, você pode sempre melhorar suas margens e o potencial de investimento da empresa. Para isso, só há um caminho a percorrer:
Se não é possível reduzir preços, reduza seus custos.
Aliás, é bom saber, esse caminho é imensamente trabalhoso, envolve uma enorme quantidade de itens que não fazem parte da atividade principal da empresa e sobre os quais você não é especialista. Mas, se não for por aí, das duas uma: ou você perde mercado porque não é competitivo ou opera com níveis de margens perigosos para seu futuro.
Neste artigo, vamos demonstrar porque conhecer os custos de comunicações pode ajudar a melhorar os resultados de sua empresa.
Qual o valor dos custos de comunicações mensal?
Suas despesas de comunicações vão muito além das contas telefônicas. Aliás: as suas contas são auditadas? Não se preocupe se você responder que não. A maioria também não tem tempo para se debruçar em detalhes sobre algo que, afinal, não está no DNA da empresa.
Mas saiba que, com milhões de clientes e centenas de planos, alguns tão antigos quando a assinatura mensal (lembra disso?), não é raro a ocorrência de erros e cobranças indevidas; só que você não tem tempo de ficar conferindo contas com dezenas de páginas nem pode se dar ao luxo de perder horas na fila de atendimento das operadoras tradicionais.
Além da conta telefônica, existe uma quantidade enorme de itens que integram esse tipo de despesa e que, somando tudo, ocupam um peso maior do que você imagina. E cujo projeto de otimização poderá te surpreender em relação ao potencial de melhoria de suas margens.
Telecom também é hardware
Seria muito mais fácil se fosse só a conta telefônica, porém os equipamentos também representam custos, e, pior, uma necessidade constante de investimento e de atualização tecnológica. Para sua empresa não perder eficiência, ela precisa contar com modernas e eficientes ferramentas de comunicação.
Olhando de perto, somente o item PABX pode representar muito mais do que aquela caixa metálica pendurada na parede ou no rack de TI: qual o custo anual de manutenção com chamados avulsos de técnicos? Você paga um contrato mensal de manutenção? Quantas horas são mobilizadas em sua equipe de TI para cuidar de telefonia? Qual o custo para expansão? Qual o custo para atualização tecnológica? Existe a possibilidade de downgrade (inclusive de custos) quando alguns ramais são desativados?
Ah, lógico: tem a depreciação também.
O serviço de telefonia é medido?
Os planos das operadoras tradicionais cobram valores por minuto em suas ligações, além de valores fixos para disponibilização (por exemplo: linhas digitais), o que torna impossível planejar o quanto você paga mês a mês: as sazonalidades do mercado é que determinam o quanto sua empresa vai gastar. Assim, você não pode apresentar com precisão qual o custo anual, caso a área financeira ou a controladoria façam essa pergunta.
Por isso, muitas vezes a empresa é obrigada a bloquear alguns ramais com o objetivo de evitar despesas, mas isso significa também limitar a capacidade de comunicação da equipe.
Durante décadas, a política de gestão de PABX e comunicação em uma empresa foi orientada a bloquear ramais. Isso não faz mais sentido no mundo conectado e ilimitado da internet. Netflix, Spotify e outros aplicativos de conteúdo baseados em oferta ilimitada revolucionaram a maneira de fazer negócios nesse início de século. Infelizmente, no Brasil a área de telefonia tradicional é pouco arrojada ainda obriga muita gente a botar cadeado no ramal.
Juntando todos os custos de comunicações
Saber o quanto gasta e o quanto será preciso gastar é uma resposta que não ficou tão simples quanto parecia no início, não é mesmo? Principalmente no que diz respeito à escala: sua infraestrutura vai acompanhar sua empresa? É possível crescer ou reduzir sem realizar investimentos? A sua comunicação é integrada com outras ferramentas (mobilidade de ramal, redundância, estabilidade de serviço), que impressionam seus clientes e fornecedores? Que dão aspecto de modernidade, tecnologia e eficiência para sua empresa?
Conclusão: tá na nuvem
A maior contribuição dos serviços e infraestrutura oferecidos em Cloud foi tornar acessível, para todos, plataformas e serviços especializados que antes eram privilégio de poucas e grandes empresas. Isso representou uma revolução que tornou mais iguais os diferentes, que possibilitou que pequenas empresas contassem com ferramentas que antes eram exclusivas de corporações.
Perder esse bonde não é uma opção. Em pouco tempo a obsolescência e ineficiência de alguns equipamentos serão tão evidentes que você terá que esconder dos visitantes coisas com o PABX, se insistir no seu uso.
Alguém lembra do fax? Do player de DVD? Do CD? Dos softwares com linhas de comando?
Mas todo mundo sabe o que é o Netflix. Outras revoluções virão. E quem ficar de fora desse dia a dia que não para de nos surpreender, vai ter dificuldade para encarar o mundo e os negócio. Ineficiência e despesas desnecessárias são luxos a que ninguém pode sedar.
