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Conheça algumas dicas e configurações interessantes para utilizar no seu PABX VIRTUAL

Além de unificar telefonia e rede de dados num ambiente único e simplificar a gestão de ambiente, existe uma série de configurações que podem ser implementadas no uso de um PABX VIRTUAL.

Separamos algumas configurações e explicamos os benefícios que elas podem levar para sua empresa:

Gravação de chamadas

Existem negócios onde gravação de chamada é obrigatoriedade (SAC e Contact Centers), porém quando você habilita a gravação dos ramais da sua empresa você passa a ter o histórico das conversas que tem com os seus clientes, colaboradores e fornecedores, além disso quando agenda teleconferências pode ter a ATA da reunião no formato de gravação para possíveis dúvidas futuras.

DAC (Distribuidor automático de chamadas)

O DAC é um recurso do PABX VIRTUAL que permite distribuir automaticamente as ligações externas para os ramais da sua empresa.

Na prática você pode agrupar os departamentos da sua empresa em grupos de ramais e configurar como essa ligação será atendida. Por exemplo, quando entrar uma ligação tocará no grupo 1 (do ramal 3000 ao 3004), caso ninguém atenda irá para o grupo 2 (do ramal 3050 ao 3060), se ainda assim ninguém atender tocará no ramal específico 3200, lembrando que o ramal pode ser o telefone IP de mesa, ramal web no computador ou nesse exemplo o ramal 3200 poderia ser um ramal app de um plantonista que estaria em mobilidade.

Com o DAC é possível pensar em inúmeras configurações de atendimento, por exemplo se você tem MATRIZ e FILIAIS, poderá receber a ligação na MATRIZ e transbordar para as FILIAIS através desse recurso, aumentando o número de pessoas que podem atender as ligações que tocam na sua empresa independente da localidade física.

Na configuração do DAC é possível configurar para que as ligações sejam distribuídas de maneira igual, sem sobrecarregar uma pessoa específica. Todas as vezes que a pessoa atende a ligação ela vai para última da fila na configuração e assim ocorre com todos que atendem as ligações, assim o sistema consegue distribuir de maneira igual o atendimento.

Sala de conferência virtual

É possível agendar reuniões virtuais em salas de teleconferência com até 60 participantes que entrarão na reunião através de um número de telefone e um código de acesso da sala. Em tempos de trabalho remoto e home office é uma excelente alternativa para manter a rotina de trabalho e a colaboração entre as equipes.

Programação automática noturna

Seu PABX VIRTUAL pode ter configurações específicas de DAC por horário. De maneira prática você pode ter uma característica de funcionamento do atendimento das ligações da seguinte forma: De 08h00 às 18h00 e das 18h01 às 07h59, de segunda a sexta-feira. E, aos sábados e domingos, outro tipo de funcionamento, sem nenhuma intervenção. Muitos clientes utilizam esse tipo de configuração para escala de plantonistas sem ter que ficar alterando manualmente o tipo de funcionamento desejado.

Atendimento em múltiplos dispositivos

O PABX VIRTUAL permite que você possa atender as ligações recebidas no seu ramal em vários dispositivos, telefone IP de mesa (ramal fixo), no navegador (ramal desktop ou web) e também no celular (ramal app). Nesses casos você pode ter um número de ramal para cada dispositivo e programar que primeiro toca no ramal fixo, depois no ramal desktop e por último no ramal app ou criar um grupo fazendo com que os três toquem simultaneamente.

Muitas vezes você pode estar em mobilidade e atender a chamada no ramal app e entrar no seu escritório ou casa e transferir essa ligação do ramal app para o ramal fixo ou desktop para ficar com as mãos livres e continuar a conversa.

Fila de espera de atendimento

Se você disponibiliza número 0800 ou até mesmo números fixos para atendimento dos seus clientes e possui poucos atendentes para tal tarefa, é possível configurar o PABX VIRTUAL para fila de espera e o sistema informa quem ligou qual a posição dele na fila de atendimento com mensagens pré gravadas (...você é o 2º da fila...).

É um recurso interessante para dar conforto a quem liga e dar a opção em função da posição se vale a pena esperar ou voltar a ligar em outro período.

Número virtual em outra cidade

Você estando por exemplo na cidade de São Paulo pode ter um número na cidade do Rio de Janeiro, quando recebe uma ligação no seu número virtual habilitado na cidade do Rio de Janeiro essa ligação toca no seu ramal em São Paulo.

Aqui na IUNGO temos números em mais de 1500 municípios que podem facilitar a relação da sua empresa com clientes em fornecedores de maneira local.

Secretária/telefonista home office

Qualquer ramal do nosso PABX VIRTUAL pode ser atendido em qualquer lugar, com conectividade 3G/4G no caso do ramal app, com conexão wi-fi ou banda larga no caso do ramal desktop ou web ou até mesmo no ramal fixo com qualquer aparelho da linha que disponibilizamos para os serviços.

Alguns clientes agora no momento da pandemia destinaram o aparelho GXP 2170 para a pessoa (telefonista) responsável por atendimento das ligações e essa de casa consegue além de atender as ligações, monitorar através das teclas BLF quais os ramais da empresa que estão livres ou ocupados para transferir as ligações. Tudo isso sem estar fisicamente presente na empresa e ainda assim gerenciando a ocupação dos ramais.

Caixa postal por e-mail (MP3)

O PABX VIRTUAL permite habilitar que ligações não atendidas no ramal sejam direcionadas para caixa postal onde quem ligou pode deixar uma mensagem e essa ser convertida em MP3, anexada e enviada para o email do usuário do ramal. Alguns clientes que tem poucos recursos de colaboradores por padrão habilitam essa função para não perderem oportunidades e negócios.

Essas são algumas funções que consideramos interessantes e que normalmente não estão disponíveis nos equipamentos de PABX convencionais, mas que são facilmente implementadas na tecnologia de PABX VIRTUAL e facilitam e muito o dia a dia das empresas.

Gostou do artigo? Tem alguma dúvida?

Entre em contato conosco para saber como a tecnologia de PABX VIRTUAL pode ajudar asua empresa.

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