Se há uma coisa que a telecomunicação nos ensinou na última década, é que não há nada fácil na gestão de Telecom de uma empresa. É uma categoria notoriamente difícil de gastos para manter sob controle, especialmente no que se refere ao custo e uso.
Os custos de voz, dados e rede abrangem vários provedores e regiões geográficas. O faturamento geralmente é descentralizado e os detalhes são ininteligíveis. As ofertas de operadoras e provedores estão por todo o mapa. E, mesmo com preços comoditizados para a maioria dos serviços, a maioria das empresas ainda gasta mais do que deveria.
O que é e por que fazer a gestão de custos de Telecom?
O grande número de recursos contratos, planos de telefonia e tarifas diferente pode gerar um pesadelo para gestores de empresas de todos os tamanhos. Historicamente, falhas comuns como cobranças equivocadas de contas, subutilização de serviços e equipamentos desnecessários tornava tudo ainda pior.
Essencialmente, a gestão de custos de Telecom significa realizar o gerenciamento dos gastos com telefonia fixa, móvel e dados para reduzir as despesas e aumentar a visibilidade geral do orçamento gasto na empresa. Algumas das atividades incluem a realização de auditorias, elaboração de um inventário e controle de faturas.
Além de gerar economias, a gestão de custos de Telecom é importante para que a empresa tenha uma maior qualidade de comunicação interna e externamente. Os usuários na empresa obtém mais conhecimento sobre os gastos que realizam, permitindo que gerem mais adequadamente suas operações. Isso, por sua vez, melhora o atendimento ao cliente final, aumentando sua satisfação com a empresa.
Dicas para otimizar os seus custos de Telecom
A gestão de custos de Telecom deve ser feita de forma particionada, com direcionamentos e segmentações que possam te dar mais clareza sobre as necessidades da empresa.
O processo deve ser realizado periodicamente, com a revisão dos contratos vigentes e, sempre que possível, buscando novas opções que atendam de forma mais eficiente e com um custo melhor.
Veja abaixo outras dicas que podem te ajudar nesse momento:
1. Realize auditorias internas
É importante que você esteja atento às necessidades reais da empresa para cada tipo de custo e investimentos em telecomunicações. Realize auditorias internas periódicas para analisar qual é o uso real de cada setor e se ele está sendo feito de forma consciente. As auditorias também servirão para identificar cobranças indevidas, de acordo com seus contratos junto às prestadoras.
2. Reveja contratos
No mínimo, os gerentes de telecomunicações devem revisar todos os contratos de operadora a cada 18 meses a dois anos. Isso inclui um mergulho profundo em descontos, preços, taxas, créditos e outros termos.
Vale a pena terceirizar isso para um analista de telecomunicações experiente, uma vez que uma descoberta normalmente gera milhares de reais em economias todos os meses. Eles também podem negociar efetivamente com suas operadoras para obter economias adicionais.
3. Entenda suas necessidades
Ninguém quer fazer esse trabalho, mas quanto mais você compara cada linha telefônica com uma lista de funcionários atual, mais cedo você para de pagar por uma linha que ninguém está usando. Se sua empresa é grande, isso deve ser feito mensalmente. Empresas menores com menos dispositivos pertencentes podem fazer isso de três a quatro vezes por ano.
4. Opte por planos ilimitados
Foi-se o tempo que gerentes de telecomunicações precisam se ater a planos de telefonia por minuto. Atualmente, tecnologias como a telefonia VoIP permitem que suas ligações sejam realizadas pela internet, por meio de planos ilimitados. Além de reduzir custos, a mudança permite que as despesas mudem de variáveis para fixas, permitindo ganhar mais previsibilidade na hora de fazer suas projeções de fluxo de caixa.
Os serviços de Telecom são essenciais para o funcionamento normal dos negócios, mas podem ser um dos vilões dos custos nas empresas. Uma gestão de custos de Telecom eficiente pode não só reduzir os valores pagos como aumentar o retorno sobre os seus investimentos.
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