A necessidade em saber se a telefonia VoIP que a sua empresa utiliza é clandestina, tem a ver com os seus direitos.
Assim como com os direitos dos cidadãos que você atende, os seus clientes, e com as pessoas que você trabalha junto, sejam seus colaboradores, fornecedores ou parceiros.
Do mesmo modo que o seu IP é a sua identidade no momento da navegação na Internet, o número telefônico é um registro de identificação mais rigoroso ainda, no que se refere à identificação e utilização do usuário.
O mercado de cloud, em particular as soluções de PABX em nuvem, são um caminho sem volta. Pois, o ganho de produtividade é imenso, a tecnologia é fantástica e cheia de funcionalidades e vantagens, o que conquista as empresas.
Mas, claro que como em qualquer outro sistema, certos cuidados são muito importantes para você não entrar em uma roubada. E é esse assunto que vamos abordar hoje, os cuidados para identificar se a telefonia VoIP da sua organização não é clandestina.
Como funciona a telefonia VoIP?
Para você que é novo aqui, vamos explicar rapidamente o que é a tecnologia VoIP.
O VoIP (Voice Over Internet Protocol), que em português significa Voz sobre Protocolo de Internet, ou somente Voz sobre IP, são as chamadas telefônicas realizadas por meio da Internet.
A telefonia VoIP pode ser escalável de acordo com o crescimento do seu negócio e proporciona a oportunidade de ser integrada com outras ferramentas que você já utiliza na sua empresa.
O sistema em nuvem usa a rede de Internet já existente no local onde você trabalha, então não é necessário investimentos em novas estruturas ou aparelhos físicos.
A tecnologia VoIP pode ser usada por meio de softphone, aplicativo em dispositivos móveis, telefone IP, SIP Trunk ou ATA (adaptador telefônico analógico).
Saiba mais sobre o sistema VoIP no artigo do nosso blog: VoIP: o que é e como funciona – Seja Iungo.
Por que verificar a sua telefonia VoIP?
Afinal, quando negociamos a compra de um imóvel ou de um carro, é preciso consultar cartórios, verificar certidões e saber se o proprietário é legítimo vendedor. São alguns cuidados essenciais, sem os quais o risco de perder dinheiro é imenso, além da preocupação de fazer negócios ilegítimos.
Da mesma forma, a aquisição de serviço de telefonia em nuvem para sua empresa deve levar em conta alguns cuidados, que explicaremos no decorrer deste artigo.
Vamos começar com o exemplo de falsificação de números telefônicos VoIP na nuvem, em um caso famoso que sacudiu o país há alguns anos. Esta falsificação causou um grave problema de invasão de celulares de promotores, delegados e juízes.
Isso só foi possível, porque operadoras clandestinas, sem controle de numeração e sem autorização da Anatel, permitiram a clonagem do ID do número telefônico, o BINA.
Sendo assim, o seu número telefônico é algo muito sério e um pouco mais complicado do que aquilo que muitas empresas clandestinas de PABX em nuvem procuram empurrar para os clientes.
É importante fazer a verificação da sua telefonia VoIP para evitar invasões nos números da sua empresa, principalmente, quando são utilizados contatos distintos para cada colaborador.
Isto pode evitar, até mesmo, vazamentos de dados confidenciais, sejam internos ou externos de uma organização. Pois, através do atendimento telefônico ou por conversas em aplicativos de mensagens, os clientes podem passar informações pessoais para os colaboradores de uma empresa.
Além, claro, dos dados internos das marcas, que também podem vazar, uma vez que a comunicação interna também pode ser realizada através desses mesmos meios de contato.
Qual a importância de não ter uma telefonia clandestina na sua empresa?
Existem algumas maneiras para descobrir se estão te oferecendo telefonia VoIP clandestina. O mais importante é você saber que somente operadoras do tipo STFC (Serviço Telefônico Fixo Comutado) podem reservar números na Anatel.
É com essas operadoras que você consegue fazer sua portabilidade de maneira segura, pois, somente essas empresas podem realizar interconexões com as demais operadoras do mercado, garantindo, do início ao fim, a legalidade do serviço e evitando fraudes e surpresas desagradáveis.
Apesar do serviço em nuvem ser algo fantástico, o que acontece nos bastidores é bastante complexo. Uma simples ligação telefônica passa por dezenas de centrais de telefonia, assim como centrais de transmissão.
Sem isso, você está sujeito a descobrir um dia que seu número foi utilizado indevidamente. Ou pior, dependendo de como isso foi feito, ter que dar satisfação pelo uso indevido do seu número, já que o usuário é você ou algum dos colaboradores da sua organização.
Mas, não se preocupe, ao explicar a situação nada vai acontecer com você ou com os dados da sua empresa, por parte das autoridades competentes. Entretanto, para impedir danos a reputação da marca, é preferível evitar ter que dar explicações e passar essas situações de fralde.
Sendo assim, proteja-se e evite constrangimentos. Seus números telefônicos são patrimônios da sua empresa e, inclusive, da imagem da marca no mercado.
O público verifica a reputação das empresas antes mesmo de decidir fazer negócio com elas, assim como os feedbacks de outros clientes. Então, é indispensável ter a imagem da sua organização limpa e sem estar envolvida em fraldes ou problemas judiciais, por exemplo.
Como identificar se a telefonia VoIP do seu negócio é clandestina?
Existem alguns passos que você pode seguir para identificar se a telefonia VoIP que foi contratada para a sua organização é clandestina ou não. Essa verificação é indispensável para ter segurança e qualidade na telefonia corporativa, que muitas vezes armazenam dados sensíveis das empresas e clientes.
Sendo assim, a proteção dessas informações deve ser uma das principais prioridades de uma empresa. E garantir um sistema de telecomunicação seguro, que muitas vezes abrange outros canais além do telefone, ajuda a evitar o vazamento desses dados sensíveis.
Muitas vezes, a exposição de informações leva a processos judiciais e prejudica a marca, seus colaboradores, fornecedores, parceiros e seus clientes.
Há quatro questões que podem ser monitoradas para identificar se a telefonia VoIP da sua organização é clandestina.
1 – O seu BINA está correto?
Quando você ligar para um contato qualquer, o número no BINA que tem que aparecer é somente o código da sua cidade e seu número. Se aparecer algo diferente fique alerta, porque estão encaminhando sua ligação “por baixo dos panos”, já que o serviço não estará interconectado como deveria.
Um exemplo disso pode ser quando o seu número é 011222-2222 e você faz uma ligação e descobre que no BINA de quem recebe a chamada aparece +00112222-2222 ou +0000000.
Até mesmo pode aparecer um número diferente do seu, ou ainda mencionado como “não identificado” ou “restrito”. Se isso acontecer, você está sendo enganado, porque uma operadora STFC funciona igualzinho às teles tradicionais, onde o BINA chega corretamente.
2 – Qual a descrição do serviço adquirido em nuvem para VoIP?
Se a descrição do seu serviço for SVA (Serviço de Valor Adicionado), então, fuja!
Pois, isso não é telefonia e sim repasse de números adquiridos, que são repassados de forma ilegal.
Mesmo que seu fornecedor de telefonia compre os números de outra operadora, isso está fora das regras, pois não é dessa forma que o serviço regulamentado pela Anatel funciona.
A forma correta de descrição do serviço em nuvem é: Serviço de Telefonia ou Serviço STFC. As operadoras legalizadas tem que pagar ICMS e estão sujeitas a obrigações e deveres legais, assim como perante a Anatel.
3 – Como chega a sua conta de PABX em nuvem para VoIP?
A tecnologia muda de forma constante, com isto, os sistemas também começam a se adaptar e a receber upgrades.
A nuvem é conhecida como um serviço independente de telefonia, mas quando seu PABX em nuvem acompanha um número telefônico, ele está sujeito as regras que citamos acima.
Não tem jeito! Isso é para a segurança do usuário, ou seja, para sua própria segurança. Além da proteção dos seus clientes, fornecedores e colaboradores.
Se na fatura que você recebe não aparecer serviço de telefonia STFC (com destaque para ICMS), tome cuidado, pois isso é telefonia clandestina ou sonegação fiscal. Ou seja, o seu fornecedor não está sendo honesto com você.
4 – A Lei do SAC e seus direitos
O número telefônico fixo ainda é fundamental para as empresas. Por mais que as pessoas utilizem chat e aplicativos, o seu cliente, em algum momento, irá ligar no número fixo do seu negócio. Com isso, o SAC (Serviço de Atendimento ao Consumidor) precisa registrar essas chamadas. Além de você precisar provar judicialmente que realizou determinada ligação, para proteger eventuais direitos, por exemplo.
Os serviços clandestinos se servem de caminhos tortuosos e jamais conseguirão apresentar relatórios de chamadas com início, meio e fim.
Lembra que comentamos quando aparece o BINA +00…? Nesse caso, a ligação foi completada por operadoras no exterior. Elas disparam grandes volumes de chamadas e ninguém sabe por onde. Foi o caso do escândalo do MPF (Ministério Público Federal), que a gente comentou no início deste artigo.
Entretanto, fique tranquilo e comece a tomar os cuidados que mencionamos para você, assim, é possível monitorar a sua empresa.
Proteja os seus clientes e parceiros e verifique se o serviço de telefonia VoIP que a sua organização utiliza, possui procedência e legalidade.
Como aproveitar o melhor da sua telefonia VOIP?
Os benefícios da tecnologia VoIP para a telefonia das empresas são diversos. Essas funcionalidades, quando aplicadas, conseguem garantir vantagens para os negócios.
Listamos alguns deles a seguir, para que você consiga visualizar como pode implementar essas vantagens na sua gestão corporativa. Assim, se torna possível aproveitar o melhor que a telefonia VoIP tem para oferecer a sua organização.
Vamos lá, os principais benefícios da tecnologia VoIP, são:
- Economia no investimento em infraestrutura
Primeiramente, a sua empresa vai conseguir economizar em infraestrutura comunicacional.
Para aderir ao serviço em nuvem é necessário apenas ter disponível os dispositivos que os seus colaboradores utilizam. Seja um notebook, smartphone ou telefone IP, com a tecnologia VoIP é possível adaptar a telefonia de acordo com os meios já disponíveis na sua empresa.
Além disso, a principal solução utilizada nesse sistema é a Internet. Por isso, o investimento em equipamentos e infraestrutura é reduzido.
Você pode, até mesmo, redirecionar os seus investimentos para o treinamento da sua equipe ou para outras áreas da gestão do seu negócio que também precisam de uma otimização.
Com a telefonia corporativa funcionando através do VoIP, a economia não vai ser apenas neste setor, como também em outros segmentos da sua empresa.
- Adição do recurso de PABX Virtual
A tecnologia VoIP permite a utilização do sistema de PABX em nuvem. Ele é um software que funciona com base justamente no sistema VoIP – Voz sobre IP. O seu funcionamento é similar ao de um PABX convencional e seus ramais, mas há alguns diferenciais e vantagens na telefonia em nuvem.
Com o PABX em nuvem também é possível realizar ligações por meio da Internet e de qualquer lugar onde você estiver.
Algumas facilidades que este serviço oferece para a sua organização, são:
- DAC (distribuição automática de chamadas);
- Adesão ao WhatsApp Business;
- Ligação gratuita entre ramais;
- Transferência de chamadas;
- Horário de atendimento;
- Gravação de chamadas;
- Áudios personalizados;
- Secretária eletrônica;
- Fila de atendimento;
- O recurso siga-me;
- Espera telefônica;
Com o sistema do PABX em nuvem você consegue centralizar muitas das funções utilizadas na sua telefonia, em uma única solução. Além da possibilidade de integrar com outros programas que o seu negócio já utiliza, como CRM de vendas ou plataformas de armazenamento em nuvem.
Assim, ao utilizar não só a tecnologia VoIP ou um número virtual, por exemplo, mas adicionar eles em um sistema de PABX em nuvem, você garante ainda mais facilidades que serão integradas a comunicação da sua empresa.
- Interligando matriz e filiais
Utilizando os recursos da tecnologia VoIP, aliado a solução do PABX em nuvem, você consegue interligar, através do mesmo sistema de PABX, todas as unidades do seu negócio.
Não importa mais se as suas filiais estão localizadas em lugares diferentes, mesmo assim, é possível utilizar apenas uma plataforma de PABX em nuvem. Com o software em nuvem, fica muito mais econômico realizar essa integração de todos os ramais da sua empresa.
Com a telefonia VoIP e o sistema do PABX armazenado em nuvem, não é necessário ter um aparelho de central telefônica em cada uma das suas unidades de negócio. Inclusive, mesmo se as filiais da sua marca estiverem, além de em locais distintos, também utilizando diferentes DDDs, a comunicação interna é grátis.
- Redução de custos com os treinamentos
Hoje, sabemos que o regime híbrido de trabalho é uma realidade em muitas organizações. Assim como a escala 100% remota de serviço.
Com isso, por meio do VoIP, você não precisa marcar reuniões presenciais com os colaboradores da sua empresa, pois todo treinamento poderá ser feito através de videoconferências.
Até mesmo, se você já utiliza alguma ferramenta para isto, pode ser possível integrar com o VoIP e o PABX em nuvem, caso seja utilizado também.
Como diversas empresas trabalham em escala híbrida, até mesmo os treinamentos de equipe também podem ser realizados de forma remota. Isto economiza no custo de deslocamento dos seus colaboradores e também otimiza o tempo de trabalho ou treinamento de toda a equipe, pois, sem a necessidade de se deslocar, os membros da sua equipe conseguem ter um tempo a mais para participar do treinamento.
Quando os colaboradores de determinada empresa conseguem ter uma maior e melhor qualidade de vida, até mesmo os processos do trabalho conseguem ser realizados com maior leveza e agilidade.
- Fácil manutenção
Além da fácil instalação de um sistema baseado na tecnologia VoIP e em nuvem, a manutenção dessa telefonia também é simples.
Com o seu funcionamento através de um software, as atualizações necessárias podem ser feitas por meio da Internet, pois, sem a utilização de aparelhos telefônicos específicos, os técnicos da sua telefonia em nuvem conseguem fazer isto, até mesmo, sem uma visita presencial. Isto agiliza o processo e evita maiores gastos com manutenção, seja de sistemas ou até mesmo de equipamentos de telefonia.
Conclusão
A tecnologia VoIP é vista no meio corporativo como uma forma não só de economizar em telefonia, mas também de qualificar processos e, até mesmo, pessoas.
A sua possível integração com as demais ferramentas usadas na gestão e operação de uma empresa otimizam e possibilitam agilidade e proporcionam qualidade ao trabalho.
Por exemplo, se a sua marca disponibiliza mais de um canal de atendimento ao cliente e você integra os seus sistemas, vai ficar muito mais fácil para o colaborador ter em mãos todas as informações do cliente.
E isto ocorre independentemente por qual meio de contato ele foi atendido anteriormente. Melhorando o tempo de atendimento e, consequentemente, a qualidade também, pois, com todas os dados em mãos, os colaboradores conseguem realizar uma conversa mais completa e dinâmica para resolver as questões do cliente.
Essa preocupação com a experiência do consumidor é um grande diferencial na hora da fidelização de clientes e pode resultar em um feedback positivo. O que irá contribuir, inclusive, para a captação de leads. Através da prova social e da avaliação de clientes consolidados, novos consumidores podem chegar até a sua marca.
O investimento no processo de comunicação de um negócio é importante, pois é através do ato de se comunicar que o primeiro contato do cliente com a empresa será feito. Assim como o funcionamento dos serviços de atendimento ao cliente e toda a relação do público com determinada marca.
A comunicação está desde o contato com os consumidores até os procedimentos de divulgação de produtos ou serviços ou, até mesmo, da empresa em si.
Como a organização se coloca perante a sociedade, qual é o seu tom de voz com o público, como os atendentes resolvem as pendências do cliente e o relacionamento interno. Tudo isto está atrelado a comunicação e pode passar pelos canais de contato que a marca utiliza. Principalmente, se estes estiverem integrados entre si.
Através de uma única tecnologia é possível colocar todas as soluções utilizadas na sua empresa em sintonia e funcionando, de maneira automatizada e otimizada.
Somos IUNGO, Somos VOCÊ!
