O contato por ligação telefônica sempre fez parte da jornada de compra do consumidor. Entretanto, com o passar dos anos o atendimento teve que se adaptar às transformações digitais que afetam o mercado, um resultado disto é o Softphone.
A telefonia em nuvem é uma das soluções que se aprimorou com a evolução da tecnologia. Os sistemas em nuvem são muito utilizados através dos smartphones, o que aumentou a sua adesão.
Assim, ferramentas como o Softphone começaram a ser mais implementadas nas empresas, programadas como plataformas corporativas também. Além disso, é preciso manter o seu telefone funcionando, pois o contato telefônico é um dos preferidos do público.
O atendimento telefônico é um dos meios mais procurados na hora da resolução de problemas ou questões complexas, entre empresa e cliente. Mesmo assim, é indispensável a disponibilização de outros canais de atendimento.
O cliente deve escolher por qual canal quer comunicar-se com a marca. Muitas pessoas preferem o atendimento por mensagem, por exemplo, na hora das demandas rápidas, para conquistar maior praticidade.
Levando em consideração a preferência do consumidor por um meio telefônico para contato, vamos falar sobre a solução do Softphone. Além disso, não deixando de lado os demais canais de atendimento, abordaremos um pouco sobre o sistema do PABX Virtual e como ele pode englobar todos os seus meios de comunicação.
O que é um Softphone e para que serve?
O Softphone é um software ou aplicativo desenvolvido para a realização de chamadas telefônicas. Ele funciona por meio de computadores, celulares e até mesmo tablets, utilizando da tecnologia de VoIP (voz sobre IP) para transmitir voz através de redes IP e da Internet.
A plataforma serve para a implementação do sistema de PABX Virtual, pois transforma os dispositivos utilizados em telefones, funcionando de maneira similar ao tradicional, e também em ramais corporativos.
Normalmente, o Softphone se assemelha a um telefone convencional, com teclado numérico e botões para início e fim de chamadas. Em alguns casos, botões específicos para transferência, viva voz, conferência e até mesmo para gravação de chamadas estão disponíveis.
Essa solução em nuvem proporciona algumas vantagens comparada aos serviços de operadoras tradicionais. Além da mobilidade, a redução de custos e a escalabilidade são dois dos seus principais benefícios.
Qual o melhor Softphone?
Existem inúmeras aplicações comerciais que utilizam a tecnologia de Softphone como parte da sua solução para ligações telefônicas. As mais populares no mercado são:
- Skype;
- Microsoft Teams;
- WhatsApp;
- Facetime;
- Telegram.
Todas essas soluções, sem exceção, podem ser consideradas um Softphone, pois transformam seus dispositivos em um aparelho telefônico, mudando apenas as funcionalidades e agregando valores, mas com a mesma premissa.
Existem também desenvolvedores de Softphones que disponibilizam versões gratuitas, porém, mais simples, e versões licenciadas mais complexas, que por sua vez tem CODECS de voz melhores.
As soluções Eyebeam, Acrobits e Zoiper normalmente são utilizadas em conjunto com a tecnologia de PABX IP ou como parte de alguma solução de alguma operadora de serviço de PABX Virtual. Em alguns casos, possuem versões customizadas para essas operadoras.
Quais os principais benefícios na sua utilização?
A implementação de um Sotfphone na operação das empresas contribui com vantagens para o seu funcionamento. Três dos principais benefícios desse serviço englobam a mobilidade, a escalabilidade, a melhoria na gestão de um negócio e a redução de custos.
- Mobilidade
Com a implementação do Softphone, o telefone e o ramal ganham mobilidade para serem acessados de qualquer localidade que tenha acesso a uma rede de Internet.
Esse tipo de solução é ainda mais valorizada para a implementação da jornada de trabalho remoto, híbrida ou para times de colaboradores que têm a necessidade de mobilidade.
Muitas equipes, em sua rotina, trabalham em movimento, ou seja, se deslocando para atendimentos ou visitas, e com o ramal móvel fica mais fácil continuar disponível e em contato com os seus clientes.
- Escalabilidade
A solução de Softphone é diferente do sistema tradicional de telefonia ou de PABX convencional, onde o aparelho telefônico funciona através de cabos específicos e as suas configurações são mais complexas, inviabilizando expansões rápidas.
De encontro a isto, a ferramenta do Softphone implementa mais telefones ou novos ramais de forma muito rápida, sem a necessidade de investimento em hardware, placas e mão de obra específica ou física.
Isto é possível graças ao seu funcionamento através de download de aplicativos ou instalação de softwares, compatíveis com qualquer dispositivo (notebook, smartphones e tablets).
- Gestão
Falar de Softphone inevitavelmente é falar de VoIP (voz sobre IP) e telefonia em nuvem. Logo, muitas soluções que nem todos os telefones ou PABX possuem, nesse caso, são nativas.
Alguns exemplos disso são: gravação de chamadas; relatórios de uso; facilidades de tipo de serviço por hierarquia; horário e dia da semana; entre outras. Todas essas facilidades melhoram não só a comunicação da empresa como a gestão de equipes, sejam elas presenciais ou remotas.
O gerenciamento de todos os seus ramais feito de forma online, centraliza e otimiza o trabalho e a manutenção do serviço da sua empresa. Torna-se possível ter todas as informações necessárias sobre atendimentos e negociações por telefone, dos seus colaboradores.
- Redução de custos
Além do Softphone trazer consigo inúmeras vantagens tecnológicas, a que mais chama a atenção de quem implementa é a possibilidade de fazer e receber ligações através da Internet.
Com isso, as empresas têm a flexibilidade de optar por planos com valores melhores que a telefonia convencional e, em alguns casos, até mesmo ilimitados. Nesse tipo de telefonia, a mensalidade geralmente é fixa e não são cobradas tarifas no final do mês.
Quais os pontos de atenção na adoção e escolha correta de um Softphone?
Para implementar um Softphone na sua organização, é essencial realizar isto da maneira correta. Separamos para você algumas considerações que devem ser observadas na hora de escolher o seu telefone em nuvem.
- Definir o escopo do projeto (PABX IP local ou em nuvem);
- Checar o requisito mínimo para instalação em computadores;
- Checar o requisito mínimo para instalação em smartphones;
- Checar o requisito mínimo para instalação em tablets;
- Averiguar consumo de banda x Internet disponível;
- Ter uma boa qualidade de banda de Internet;
- Definir uma operadora que tenha infraestrutura no Brasil;
- Definir uma operadora que receba a portabilidade do seu número;
- Checar se a operadora definida repassa seu número de origem nas chamadas.
Parte da definição do seu sistema, passa por tecnologia e hardware mínimo necessário para a instalação das versões do Softphone. Outra parte é a definição da operadora, que será responsável pelas suas ligações para rede pública de telefonia, esse ponto é de extrema importância para que a solução possa funcionar bem.
Quais as razões para usar essa telefonia?
Para que a sua empresa tenha resultados melhores, é necessário investir em ferramentas que otimizem os processos de trabalho dos seus colaboradores.
Ter tecnologias que auxiliem na comunicação pode melhorar esse fluxo, pois este é o principal meio de contato com o seu cliente e é no atendimento que a sua equipe gasta um tempo maior de trabalho.
Conheça algumas razões para ter a tecnologia do Softphone como aliada do seu negócio.
- Inovação:
A primeira razão para usar um Softphone não poderia ser diferente. A tecnologia está crescendo de tal forma, que as empresas precisam acompanhar e adaptar-se, para não perder as oportunidades.
Sabemos a facilidade, e também o trabalho, que é alcançar os consumidores através da Internet. Claro, as ações precisam ter planejamento, mas, ao ser executada de maneira assertiva, pode chamar a atenção do seu público.
O número de pessoas que estão na Internet é elevado. Segundo pesquisa publicada pela Cetic.br, 138,8 milhões de habitantes no Brasil estão conectados o tempo todo, o que significa que os seus clientes podem estar online.
Com o Softphone funcionando através da Internet, ou seja, do seu próprio computador, você consegue centralizar a gestão das ações da sua empresa em uma única rede, o que facilita o seu gerenciamento.
É relevante ressaltar que as ações do seu negócio também podem ser pensadas fora do digital, o que você precisa é conhecer o perfil do seu público-alvo para saber a melhor forma de alcançá-lo.
- Maior cobertura:
Não podemos deixar de falar da flexibilidade e amplitude da telefonia em nuvem. Com o regime híbrido, é natural que os colaboradores precisem trabalhar com a possibilidade de atender o seu número fixo tanto no escritório, quanto no home office.
O Softphone permite isto, já que você tem o seu número virtual e ele pode funcionar de qualquer lugar que tenha acesso à Internet. Você pode até mesmo solicitar números com DDDs diferentes do seu local original de trabalho.
Assim, você consegue expandir a sua área de cobertura. Ótimo para empresas com filiais e que querem manter os ramais de toda equipe em um mesmo sistema de PABX Virtual.
- Interface intuitiva:
O Softphone é de utilização simples. Quando falamos em software, algumas pessoas atribuem para um tipo de serviço mais complicado de manusear. Entretanto, a ferramenta simula um telefone tradicional, com o teclado numérico e os botões de liga e desliga.
Além disso, vai apresentar alguns recursos a mais para o seu número fixo, vantagens que vão otimizar o trabalho da sua equipe. Como as chamadas de vídeos, além das ligações por voz, tornando a comunicação mais dinâmica.
O softphone também vai ter um espaço com os seus contatos e a possibilidade de ativar o modo não perturbe, entre outras funcionalidades, como chamadas em espera e conferências com mais de duas pessoas na ligação.
- Comunicação interna e externa:
Com o softphone, você vai conseguir realizar todas as tarefas da telefonia tradicional, como: ligações em espera; transferência de chamadas; troca de mensagens, ligações; videoconferências; entre outros.
A diferença está no caminho que essa comunicação percorre. Todos os comandos desse software são realizados através da Internet, portanto, o custo é reduzido quando comparado a telefonia convencional.
Você não paga tarifas extras no final do mês, consegue ter ligações ilimitadas, inclusive, comunicação gratuita entre ramais, e paga mensalidade fixa. Além disso, a telefonia em nuvem tem característica escalável.
O Softphone vai usar apenas o dispositivo, computador ou notebook, e a rede de Internet que existir no local, sem necessidade de grandes investimentos em infraestrutura, até mesmo, quando você desejar aumentar o seu número de ramais.
- Instalação Fácil:
Por ser um software de computador, a instalação do Softphone pode ser feita de maneira simples, pelo próprio usuário ou com o auxílio de um técnico. A telefonia em nuvem facilita os processos de instalação e manutenção, até as credenciais de todos os seus ramais podem ser enviadas através da Internet.
Não é necessário ter um PABX físico no seu local de trabalho, nem cabos para conectar todos os aparelhos, por estar em uma estrutura em nuvem, o Softphone depende do seu sistema de Internet para funcionar.
- Aumento da produtividade:
É possível realizar reuniões e treinamentos sem a necessidade de deslocamento dos seus colaboradores. Isso contribui para o aumento da produtividade da sua equipe, pois economiza o tempo de preparo e otimiza a troca de informações entre os membros da empresa.
- Segurança:
Com os recursos do Softphone e da telefonia em nuvem, você consegue ter acesso a informações úteis. O sistema do PABX Virtual permite que você tenha acesso as ligações recebidas e realizadas por toda a sua equipe, além das gravações de chamadas.
Esse tipo de controle auxilia no treinamento dos colaboradores e no controle da proteção de dados dos clientes, garantindo segurança no armazenamento das informações.
Quais os principais benefícios no Softphone da IUNGO quando assino o serviço de PABX Virtual?
PABX 100% baseado em Softphone
Ter uma central de PABX totalmente baseada em Softphone, sem a preocupação com instalação física, aparelhos de telefone, placas, backup e ainda por cima ter mobilidade na telefonia fixa.
Ligações ilimitadas
Fazer e receber ligações ilimitadas do Softphone para fixo e móvel de todo o Brasil pagando apenas uma mensalidade de serviço.
Portabilidade numérica
Portar o seu telefone fixo em mais de 3.000 municípios do Brasil e atender essas ligações em mobilidade no seu Softphone de maneira simples e manter seus negócios funcionando de qualquer lugar.
Gravação de chamadas
Gravar 100% das ligações efetuadas e recebidas pelos Softphones e baixar diariamente para melhorar a qualidade do atendimento da sua empresa. Definir gravações por ramal, por telefone ou por grupo de usuário, da maneira que quiser.
Atender ligações em múltiplos dispositivos
Configurar para realizar e receber ligações em múltiplos dispositivos (Computador +Smartphone), com toque simultâneo, por horário, por dia da semana ou por grupos. Aumentando o índice de atendimento da sua empresa e consequentemente o nível de satisfação dos seus clientes.
Disponibilidade de serviço + qualidade
Ter o seu Softphone e serviço funcionando em qualquer lugar com a certeza de um suporte 24×7, sem interrupções de serviço. Além de ter a qualidade de uma operadora de telefonia que opera com a tecnologia de VoIP, mas com autorização no Brasil e infraestrutura na rede de Internet brasileira.
Experiência
Além disso, contar com a experiência de uma equipe que já implementou mais de 2.000 projetos de telefonia IP baseada em nuvem e em Softphone, que nos últimos 5 anos ajudou mais de 3.000 empresas a implementar mobilidade na telefonia fixa, para melhorar as suas jornadas de trabalho.
Conclusão
O mercado está constantemente inovando e é preciso acompanhar essa mudança. O Softphone surgiu como parte dessa inovação, sendo um forte aliado para os negócios, que procuram melhorar orçamentos, sem deixar a qualidade profissional de lado.
A incorporação da tecnologia de Softphone na telefonia convencional é um caminho sem volta. Aspectos como mobilidade, escalabilidade e custo são os principais fatores na tomada de decisão para a adoção desse tipo de solução.
O mercado já acena para a utilização de soluções comerciais de CRM e plataformas de líderes globais, como Microsoft Teams, Google Workspace e até mesmo a Alexa, da Amazon.
Essas plataformas podem ser integradas com as operadoras de telefonia IP, sendo os terminais telefônicos ou ramais os próprios Softphones dessas empresas. A pandemia acelerou esse processo de transformação e muitas empresas já operam centrais de PABX 100% baseadas na tecnologia em nuvem.
Utilizar os seus Softphones inseridos em um sistema de PABX Virtual, permite um acompanhamento mais completo dos seus ramais, concentrando as informações dos seus telefones em nuvem. Isto permite não só um gerenciamento mais ágil, como traz praticidade para os colaboradores.
É relevante oferecer uma boa experiência para os seus clientes e, da mesma maneira, para toda a equipe da sua organização, que são o mecanismo que fazem um negócio crescer.
Somos IUNGO, Somos VOCÊ!
