Diferentes empresas já utilizam sistemas de PABX tradicional, muitas vezes com gastos consideravelmente altos, investimentos complexos em infraestrutura e até mesmo a necessidade de múltiplas linhas telefônicas e vários aparelhos. Para resolver esses problemas, foi criado o sistema de PABX em nuvem, que se tornou uma grande solução para empresas de todos os portes que buscam redução de gastos em telecomunicações e mais mobilidade no trabalho.
Atualmente existem diferentes fornecedores de PABX Virtual disponíveis. No entanto, é importante escolher uma empresa de confiança que ofereça os melhores benefícios para sua gestão. Pensando nisso, separamos neste artigo 6 recomendações para você escolher o sistema de PABX em nuvem mais indicado para a sua empresa.
O PABX em nuvem
O PABX em nuvem, ou PABX Virtual, surgiu da necessidade de trazer para a telefonia corporativa mais funcionalidades, pois, com as tecnologias disponíveis para as pessoas hoje, os meios e a forma de se comunicar transformaram-se.
Os smartphones são os dispositivos mais utilizados pelos indivíduos para comunicar-se no dia a dia. Em 2022, o número de usuários de smartphones chegou a 6,6 bilhões de pessoas.
Isto torna indispensável que as empresas acompanhem os seus clientes, da mesma maneira que podem ser acompanhadas por eles. A telefonia móvel traz a facilidade na comunicação por voz e por mensagens, que é a preferência do público.
No Brasil, 45% dos consumidores preferem o atendimento por aplicativo de mensagens e 32% têm preferência pelo contato telefônico. Por isso, é preciso que a sua telefonia empresarial esteja disponível para esse público, que é a maioria.
O PABX em nuvem proporciona essa flexibilidade para a telefonia do seu negócio, tornando móvel o número fixo. A telefonia em nuvem acontece através da Internet, como uma ligação feita pelo WhatsApp.
Entretanto, o sistema do PABX oferece certo profissionalismo para o segmento corporativo, com funções específicas que os gestores precisam para o funcionamento e desenvolvimento dos seus negócios.
As empresas necessitam, principalmente, de sistemas que ofereçam bom custo, segurança e que sejam adaptáveis, pois são questões fundamentais para os processos ocorrerem bem.
Vantagens de ter um PABX em nuvem
O PABX Virtual pode proporcionar uma melhor produtividade para as empresas, pois otimiza o trabalho no que diz respeito ao atendimento. Ao fornecer eficiência na comunicação interna e externa, gera a satisfação dos clientes.
Além disso, a tecnologia em nuvem pode auxiliar a gestão das empresas, pois as suas soluções permitem armazenar dados, informações e, até mesmo, ramais telefônicos através de softwares.
Assim, é possível acessar o sistema de comunicação de uma organização de qualquer lugar ou dispositivo, utilizado pelos colaboradores.
O PABX Virtual, tendo os seus serviços baseados em nuvem, permite o funcionamento dos ramais das empresas mesmo à distância, garantindo mobilidade e o mesmo funcionamento, tanto no home office quanto no presencial.
Os notebooks e smartphones dos colaboradores são usados como ramais e basta ter acesso à Internet para conseguir trabalhar.
Além disso, ele é o ideal para as empresas em expansão, principalmente na questão de escalabilidade. Negócios maiores e que tendem ao crescimento, podem trabalhar com várias redes e adicionam unidades de serviço com mais frequência.
Ter poder de expansão comunicacional facilita o processo de crescimento e auxilia os negócios a iniciarem rapidamente o atendimento ao cliente no novo local de atuação, o que contribui para a melhor experiência do cliente com a sua empresa, demonstrando a preocupação em estar disponível para o público.
Essa independência é importante para as grandes organizações, que têm muitos setores internos para realizar a gestão e precisam focar nas questões externas de negócios, para alavancar a marca no mercado.
Assim, todo o sistema de operação comunicacional estará centralizado, com o monitoramento de todos os ramais, conseguindo controlar possíveis crises rapidamente.
Ao escolher por um sistema de PABX em nuvem, você pode agregar vantagens no trabalho que já realiza:
- Ligações internas:
O sistema em nuvem possibilita a ligação grátis entre ramais, podendo também realizar a transferência de chamadas. Esta, por sua vez, pode ser feita em ligações externas, sem que o cliente perceba, e internas.
- Atendimento automatizado:
Com a DAC (Distribuição Automática de Chamadas), a sua empresa consegue entregar um atendimento mais otimizado, pois quem está ligando pode escolher para qual setor quer ser encaminhado mesmo antes de completar a ligação. Isto acontece com a gravação de áudios personalizados para guiar o consumidor.
- Gravação de chamadas:
Você consegue gravar com facilidade todas as suas ligações, não importa o tipo de ramal que esteja utilizando. Além disso, em alguns dispositivos, também pode ser realizada a captura de tela das chamadas.
- Escalabilidade:
No sistema em nuvem fica mais fácil expandir os ramais da sua empresa. É necessário apenas informar para a sua operadora a criação de mais ramais e seu pacote será expandido, sem precisar de mais espaço físico para isso na sua casa ou escritório.
- Gestão independente de ramais:
Você consegue personalizar seus ramais separadamente, segmentando quais os tipos de chamadas que serão recebidas em cada um, por exemplo.
- Infraestrutura:
Não precisa de um grande escritório ou investimentos em diversos equipamentos para ter uma central telefônica em nuvem. O armazenamento do sistema é feito de maneira virtual, portanto todo o seu funcionamento acontece via Internet.
Além destas melhorias, adquirindo o serviço em nuvem é possível ter novos benefícios em comunicação:
- Comunicação em tempo real em todos os tipos de ramais:
Estejam eles em computadores, aplicativos e/ou dispositivos móveis. Para estar disponível você precisa apenas estar conectado à Internet.
- Chamada de voz e vídeo pelo navegador da Internet:
Proporcionando melhor qualidade nas chamadas realizadas, que não apresentam as falhas no sinal, quando conectadas a uma boa rede.
Empresas de todas as áreas, que necessitam de ramais para operar, se beneficiam com um sistema de PABX em nuvem. Ele aumenta a produtividade das equipes, que passam a realizar um trabalho otimizado pela facilidade de atendimento das ligações e pela qualidade do serviço comunicacional.
Ainda organiza melhor o atendimento ao cliente com a limitação de qual chamada vai para determinado ramal e reduz os gastos comunicacionais da empresa, o que auxilia na redistribuição de investimentos corporativos.
Para conseguir usufruir de todas as vantagens e funcionalidades do PABX Virtual, é essencial saber escolher o melhor sistema em nuvem para a sua telefonia, que vai suprir as necessidades básicas de comunicação.
Recomendações para escolher o PABX em nuvem
Pensando nisso, separamos a seguir algumas dicas para você ficar de olho na hora da contratação do seu PABX em nuvem.
- Custo-benefício do PABX em nuvem
Quando falamos em mudanças, melhorias e investimentos, a primeira palavra que vem à cabeça dos gestores é custo. Sim, o custo de um serviço pode ser um divisor de águas na hora de escolher um fornecedor.
Preço alto nem sempre é garantia de qualidade, assim como preço baixo nem sempre é garantia de economia. Escolher o fornecedor certo para a sua empresa vai mais além que analisar o valor de um investimento inicial.
Na telefonia tradicional, grande parte das operadoras trabalham com pacotes de minutos, limitações para celular ou ligações para diferentes localidades e outros detalhes que devem ser levados em conta na hora de migrar.
Busque por empresas que ofereçam planos ilimitados, com custos baixos de adesão e aparelhos de qualidade para garantir o bom funcionamento do seu PABX em nuvem.
Além disso, fique atento às letras miúdas de contrato, com cobranças extras por utilização e condições que muitas vezes passam despercebidas aos olhos dos clientes na hora de assinar o contrato.
- Suporte técnico
Outro ponto muito importante que deve ser levado em consideração na hora de escolher o seu fornecedor de telefonia PABX em nuvem é a disponibilidade e a qualidade do suporte técnico.
Embora o uso da ferramenta seja bem simples e de fácil adaptação, você pode se encontrar em uma situação em que precisa de suporte técnico urgente. Já imaginou estar em uma conferência de negócios e o sinal simplesmente parar de funcionar?
Para isso, escolha empresas que ofereçam suporte técnico completo, sem restrições de horário e sem custos adicionais por manutenções e atendimento. Afinal, tempo é dinheiro e conseguir retomar as atividades o mais rápido possível pode ser de grande importância na hora de fechar um negócio.
- Mobilidade e web
Busque por empresas que ofereçam uma cartela maior de soluções para suprir as suas necessidades, mesmo que elas não pareçam tão necessárias no momento atual.
Imagine que você tenha contratado um serviço de PABX Virtual antes do início da pandemia do coronavírus e logo no começo do isolamento social você tenha colocado seus colaboradores em regime home office.
Parou para pensar? Pois então! Talvez você tivesse que adquirir números novos, cancelar contratos ou até mesmo utilizar o número pessoal de cada um para manter o funcionamento da empresa em andamento.
Ou imagine que o seu representante comercial precise sair para realizar uma visita externa, mas enquanto está fora da empresa outro cliente muito importante entre em contato com uma necessidade urgente. Já imaginou a possibilidade perder um cliente por não poder oferecer o atendimento na hora em que ele precisa?
Na hora de escolher o seu provedor de serviço PABX em nuvem, escolha uma empresa que permita acessar o serviço por um aplicativo mobile e pelo browser da Internet.
Já existem serviços de ramal por app e atendimento via browser, por exemplo, que permitem que os colaboradores atendam seus ramais e mantenham a eficiência do trabalho mesmo sem estarem presentes no escritório.
- Portabilidade no PABX em nuvem
A verdade é que ninguém gosta de mudar de número, não é mesmo? É possível que a sua empresa já tenha anos de existência, com um número que todos já conhecem e guardam até mesmo na memória.
Por esse motivo, escolha uma empresa que ofereça o serviço de portabilidade para que você possa manter o seu número original, sem precisar informar a todos os seus contatos um número novo e, possivelmente, perder clientes que não conseguirem entrar em contato mais pelo número anterior.
- Tecnologia
Pesquise bem sobre o tipo de tecnologia a empresa oferece nos serviços e nos aparelhos que serão utilizados. Muitas delas oferecem aparelhos gratuitamente na contratação dos planos, além de oferecerem suporte técnico e adaptadores para você manter aparelhos mais antigos e menos complexos funcionando com a nova tecnologia.
Existe uma grande variedade de aparelhos modernos com diversos serviços e características diferentes, como conexão bluetooth, Wi-Fi, displays digitais e possibilidade de integrar múltiplas linhas telefônicas em um só aparelho.
- Portfolio
Antes de decidir qual a melhor empresa para te atender com o serviço de PABX em nuvem, verifique quem mais no mercado optou por ela e quais os relatos de quem já faz uso dos serviços e aparelhos.
Nada melhor que ouvir de quem já é cliente qual é a qualidade do serviço, o custo-benefício e opiniões mais concretas de todos os pontos importantes citados acima, não é mesmo?
Essa pesquisa pode ser feita nas próprias páginas das empresas, em portais como o Reclame Aqui ou até mesmo em avaliações dadas pelos clientes em páginas de pesquisa e redes sociais.
Escolher o seu fornecedor de serviço de telefonia não é uma tarefa tão simples quanto parece e para garantir que você tomará a decisão correta, siga as recomendações básicas para ter certeza de que será um investimento assertivo.
Além disso, busque por empresas que se importam com os clientes e possam demonstrar os vários benefícios que a integração dos serviços de telefonia com mobilidade e mais tecnologia poderão trazer para o seu negócio.
A importância da telefonia empresarial
Quando falamos sobre uma infraestrutura em comunicação, é para que você tenha os mais otimizados canais de atendimento auxiliando a sua empresa no caminho. Ter a tecnologia como aliada pode ser o diferencial que a sua marca precisa.
O sistema do PABX Virtual oferece recursos para melhorar a comunicação da sua empresa, como a URA, que ajuda a agilizar o atendimento para os clientes. As mensagens gravadas podem auxiliar o público de uma forma mais rápida.
Mesmo com vantagens assim, a equipe deve estar disponível para o atendimento ao cliente e, nesse momento, os setores da sua empresa devem estar organizados. Tenha uma divisão de ramais para as diferentes equipes.
Com a tecnologia em nuvem, você também pode ter os números fixos do seu negócio no WhatsApp Business. O PABX Virtual disponibiliza um DDR para cada ramal, então é possível ter o contato de cada setor ou membro da equipe no aplicativo de mensagens.
Sabemos que hoje isto faz diferença para o cliente, que muitas vezes, após fazer uma solicitação pelo telefone, gosta de acompanhar o processo por mensagem. Por isso, é importante ter opções de comunicação para o público escolher.
Um bom sistema de telefone empresarial faz total diferença na hora da empresa construir relacionamento com os clientes. Hoje, quando se fala em telefonia, não estamos apenas abordando o número fixo em si, mas também os demais meios de atendimento.
As soluções em nuvem conseguem abranger vários canais de comunicação e unificar o seu funcionamento por meio de um único sistema, onde ficam armazenadas todas as informações dos clientes daquela marca.
A telefonia em nuvem é um dos sistemas pensados para as empresas e que conseguem amparar o atendimento telefônico e o contato por aplicativo de mensagens, por exemplo.
Ao investir na telefonia empresarial, ideal para o mercado de negócios, é possível obter algumas vantagens que podem alavancar sua marca no mercado.
O PABX em nuvem é visto nos negócios como uma forma não só de economizar em telefonia, mas também de qualificar processos. A sua possível integração com as demais ferramentas usadas na gestão e operação de um negócio, não só otimizam, como proporcionam qualidade ao trabalho.
Conclusão
A comunicação empresarial evoluiu com a tecnologia da telefonia em nuvem e a disponibilidade de diversos canais de atendimento ao cliente, mudou o relacionamento das empresas com os consumidores.
Com a transformação digital, as organizações tiveram que adotar novas estratégias de comunicação, para ter uma relação mais próxima com o público e focada nas necessidades dos clientes.
Investindo no seu atendimento, você estará demonstrando que se importa com o seu cliente, com as suas preferências, realizando um atendimento personalizado e fornecendo caminhos para que ele saiba que você está sempre disponível.
Essa preocupação com a experiência do consumidor é um grande diferencial na hora da fidelização de clientes e pode resultar em um feedback positivo, o que contribui para chamar a atenção do público.
Atualmente, o diferencial em um atendimento é o ato da escuta. Através de uma ligação telefônica é possível demonstrar interesse nas dores dos clientes e transmitir confiança, conhecimento e tranquilidade na hora de fechar um negócio.
Além disso, o sistema de uma telefonia empresarial consegue melhorar, até mesmo, a comunicação entre os colaboradores e as equipes de gestão conseguem contornar possíveis crises rapidamente, pois podem ter o acesso a todas as informações em tempo real.
O investimento no processo de comunicação de uma empresa é importante, pois ele é o primeiro contato do público com a marca e, também, é a permanência do cliente com ela.
Somos IUNGO, Somos VOCÊ!
