A tecnologia está presente em todos os âmbitos do mercado. Com todos os avanços digitais e a presença constante, e cada vez mais definitiva, da Internet na vida das pessoas, ficou impossível se afastar das soluções tecnológicas e dos benefícios que ela traz para a vida profissional, inclusive, para o seu escritório de advocacia.
As inovações digitais proporcionam vantagens para o gerenciamento dos negócios, pois otimiza a gestão com a automatização de procedimentos, por exemplo. Pode também facilitar os processos, centralizando as ferramentas de uma organização em uma única rede.
Com isso, a utilização de plataformas em nuvem tem sido uma grande escolha para as empresas, pois, não só o seu armazenamento é através da Internet, como também a sua manutenção e todas as informações geradas por meio da sua utilização.
Pensando nessas vantagens para o segmento jurídico, apresentamos alguns desses sistemas no artigo de hoje.
Soluções para os escritórios de advocacia
Algumas plataformas conseguem proporcionar eficiência para os advogados, que transitam com uma agenda lotada de compromissos. Muitos deles, trabalham além do escritório, em home office ou em viagens de negócio, e precisam acessar arquivos importantes de onde estejam.
Para que isto seja possível, existem sistemas em nuvem que podem ajudar. Além de programas que auxiliam na organização e, consequentemente, otimização do trabalho em um escritório de advocacia.
Ter tarefas e documentos bem definidos, um atendimento excelente que garanta a melhor experiência ao cliente, são diferenciais para qualquer organização. No segmento jurídico, há algumas soluções que garantem esses benefícios.
Google agenda
Essa solução funciona exatamente como uma agenda, onde os compromissos são marcados como lembretes ou eventos e, através de notificações, organizam o horário de reuniões, por exemplo, auxiliando o usuário na administração de seu tempo.
Visualizar corretamente quanto tempo um advogado tem para cada um de seus clientes é fundamental para o preparo de assuntos e estratégias apresentados. Muitas vezes, a rotina de um escritório de advocacia é intensa e necessita de plataformas simples que auxiliem nos processos.
Além disso, é possível sincronizar a agenda do Google com softwares jurídicos que ajudam no gerenciamento dos escritórios, como o SAJ ADV.
SAJ ADV
Através desta plataforma é possível que o advogado responsável consiga visualizar as tarefas de todos os colaboradores de um escritório, além de acompanhar processos e os cadastros dos clientes.
A solução ainda permite que o encarregado pela gestão do escritório de advocacia, tenha acesso completo para gerenciar o negócio e a lista de atividades de todos os seus advogados.
Google meu negócio
Pensando também na gestão das empresas, a plataforma do Google meu negócio oferece benefícios para as organizações que querem se posicionar no mercado. Com ele, as empresas conseguem apresentar as suas marcas de forma gratuita no site de buscas mais usado no mundo.
Através dessa ferramenta, os escritórios de advocacia podem divulgar dados importantes e relevantes para o público, na hora da pesquisa pela organização. Algumas informações que podem ser utilizadas são: nome da empresa, endereço, telefone e outros canais de atendimento, site e avaliações de clientes.
Telefonia em nuvem
Uma boa maneira de ter um excelente contato com os seus clientes e garantir um feedback positivo é a telefonia em nuvem. O contato por telefone é o mais presente nos escritórios de advocacia, por serem mais práticos e rápidos na hora da necessidade do público ou, até mesmo, do advogado.
Além disso, através de um sistema de telefonia consistente, as gravações de todas as chamadas podem ser feitas a qualquer momento, inclusive das ligações realizadas pelos dispositivos móveis.
Com os ramais em nuvem, os números corporativos de todos os colaboradores de um escritório de advocacia podem ser utilizados por meio dos seus computadores ou smartphones. Isto auxilia na mobilidade de negócio, já que muitos advogados trabalham também de suas casas, além do escritório.
Mesmo com a flexibilidade, a solução de telefonia em nuvem oferece segurança. Os ramais ficam todos interligados por um sistema interno de PABX Virtual e podem ser controlados pelo gestor de onde estiver.
Por trabalhar com informações confidenciais, a segurança é uma das pautas importantes nos escritórios de advocacia. Os sistemas em nuvem garantem essa proteção, pois, por exemplo, em caso de hackers ou problemas de funcionamento nos dispositivos, é possível acessar o ramal e as suas informações por meio de outro aparelho.
Plataformas de armazenamento
Diversos documentos transitam no trabalho diário de um escritório de advocacia. Com isso, pensar em um sistema próprio para o armazenamento seguro das informações dos clientes e dos advogados, se torna algo essencial.
As plataformas de armazenamento em nuvem são uma boa opção para esse segmento, pois, alguns softwares oferecerem espaço ilimitado para armazenar arquivos como documentos, áudios, vídeos e imagens.
Ou seja, os arquivos não ficam armazenados diretamente no celular e podem ser acessados através de senha. Para isso, cada advogado pode ter o seu acesso único e o compartilhamento de documentos pode ser limitado entre os usuários.
Ao guardar as informações em nuvem, escritórios de advocacia conseguem garantir a segurança e proteção de dados, pois os arquivos com informações confidenciais e sensíveis não estará armazenado diretamente nos dispositivos dos seus colaboradores, evitando problemas em caso de furto, por exemplo.
Existem diversas plataformas que podem auxiliar os escritórios de advocacia. Nestes ambientes, a segurança e mobilidade são duas das principais preocupações no ambiente de trabalho. Primeiro, pelo gerenciamento de informações sensíveis. Segundo, por ser rotina dos advogados, muitas vezes, se encontrarem com os seus clientes fora do local de trabalho.
É preciso ter o controle de todos os processos, não apenas para monitoramento ou treinamento, mas principalmente para estar de acordo com a LGPD. Além de, claro, garantir o melhor atendimento aos clientes, que estão em situação de vulnerabilidade na maioria das vezes em que procuram pelos serviços de um escritório de advocacia. É necessário pensar em organização, proteção e, principalmente, na humanização do atendimento nesse segmento.
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