As grandes organizações realizam reuniões e apresentações de projeto com certa frequência, assim como outras empresas que trabalham com processos de criação.
Nesta hora, não só o planejamento deve estar bem elaborado, como a apresentação deve ser executada de maneira produtiva.
Ou seja, as informações devem ser passadas de forma objetiva, sem muitas enrolações, mas expondo todos os desdobramentos e dados do projeto.
Esta reunião é conhecida como o kick off, o pontapé na execução de projetos, que podem ser eventos, criações de design ou de conteúdos, entre outros.
Até mesmo, a execução do projeto pode ser de forma interna, através de estratégias e tarefas pensadas para atingir objetivos na gestão empresarial.
Pensando nisso, separamos para colaboradores e gestores algumas dicas para apresentar de forma mais completa as propostas de projetos nos seus negócios e ter reuniões mais produtivas.
As 5 dicas para sua reunião ser produtiva
Para que as reuniões ou apresentações sejam realmente produtivas, elas devem ser conduzidas de forma eficaz.
Mas, o que é ser eficaz nesse momento? A resposta desta pergunta está nas 5 tarefas que separamos para você.
Essas dicas devem ser realizadas para que a sua reunião seja de fato produtiva e colabore para a empresa em si, para a sua equipe e, até mesmo, para os clientes, dependendo do objetivo do projeto.
1. Objetivos
Antes de qualquer coisa, liste os objetivos da reunião de projeto a ser executada. A partir disso, é possível observar qual o melhor caminho a seguir.
É indispensável ter um objetivo específico para cada reunião realizada, assim a equipe envolvida consegue enxergar a importância da apresentação.
Assim você conseguirá decidir se para resolver ou definir questões referentes ao tema tratado, uma reunião realmente é necessária ou se o assunto pode ser compartilhado de outra maneira.
Após decidir como a apresentação será feita, deixe claro para todos os envolvidos os objetivos já definidos.
Os colaboradores e gestores que fizerem parte da reunião devem entender, além de qual é o assunto tratado, a sua participação nele.
2. Definições
Para a equipe entender o assunto tratado, assim como os objetivos da reunião, é necessário definir as pautas que serão apresentadas.
Na maioria das vezes, em uma única reunião são trabalhados mais de um tema, com a intenção de otimizar o tempo de toda equipe.
Para não se tornar algo cansativo e acabar dispersando a atenção dos envolvidos, você pode listar previamente as pautas que serão apresentadas.
Assim, você já prepara os colaboradores e gestores para os temas e objetivos de cada pauta.
Para otimizar e tornar mais produtiva ainda a sua reunião, você pode definir os assuntos de cada reunião de acordo com as suas semelhanças.
Isto funciona, principalmente, para as apresentações de projetos, pois, você demonstra organização e domínio do assunto.
3. Horário
Ao listar os objetivos e definir o tema da sua reunião, saiba quanto tempo será preciso para a realização da apresentação ou debate.
Além disso, você pode disponibilizar o tema do encontro antes mesmo da reunião, para os participantes se prepararem para colaborar com o projeto.
Manter-se no foco é importante para as apresentações não dispersarem. Ao tomar outros rumos, a reunião pode ficar mais extensa que o esperado e perder o foco.
Reuniões muito longas podem acabar fazendo com que os envolvidos se sintam cansados e não consigam colaborar ou prestar atenção de forma eficiente.
4. Indicadores
Dependendo do tema tratado na reunião ou apresentação de projeto, indicadores devem ser definidos também.
Antes da reunião, perguntas devem ser feitas, como: O que eu quero alcançar com essa reunião ou projeto?
Nessa hora, uma reposta a curto e longo prazo devem ser pensadas, pois, há o objetivo que você quer alcançar durante a reunião, um debate para chegar em estratégias, por exemplo.
E há também as metas para depois da apresentação: Quais os resultados que a estratégia deve trazer para a empresa ou qual o objetivo final de um projeto específico?
Além disso, faça a avaliação da sua reunião ou apresentação: O evento contou com o engajamento dos participantes? Foi produtivo gerando novidades para o negócio? Ou você acabou saindo da reunião de projeto no mesmo ponto que entrou?
Essas questões são importantes para compreender se a sua reunião ou apresentação foi produtiva para todos os envolvidos, sejam eles a própria empresa ou seus colaboradores e clientes.
5. É hora de agir!
Após a reunião de projeto as metas e tarefas devem estar definidas, assim como o tempo para implementação e execução do projeto ou de objetivos específicos.
O que cada participante ou equipe deve realizar para colocar em prática as estratégias definidas no debate, tem que estar bem claro para todos.
Ainda no momento da reunião, esses novos objetivos e tarefas devem ser traçados e debatidos entre todos, assim como ser de conhecimento geral.
Os benefícios das reuniões de projeto
As reuniões de projeto podem ser uma oportunidade para praticar o brainstorming, que é a famosa tempestade de ideias.
Nessa prática, membros da mesma equipe, ou até de setores diferentes, se reúnem para discutir e compartilhar planos, trabalhando a criatividade.
Essa discussão em grupo contribui para validar o objetivo do projeto e colocar no papel todas as suas possibilidades, definindo, até mesmo, os recursos e prazos para a execução.
O momento também pode ser reservado para debater melhorias para a organização em si, e não apenas focados em planos de projetos.
Alguns dos benefícios de uma reunião de projeto produtiva, abrangem:
- Estratégias
Através das reuniões ou apresentações de projeto, a equipe consegue montar estratégias para a gestão de sua empresa.
Assim como para pautas específicas, eventos ou criações, por exemplo. Geralmente, quando um encontro de projeto acontece é para definir objetivos ou resultados.
Independente do foco da reunião, seja o gerenciamento de negócio ou processos de trabalho, é realizado o debate onde todos presentes expressam as suas opiniões.
- Alinhamento
Com a participação de todos e as decisões e estratégias pensadas em conjunto, o alinhamento de procedimentos acontece.
Ou seja, os seus gestores e colaboradores estarão caminhando para o mesmo objetivo e conseguem observar qual o próximo passo que devem dar.
O alinhamento de decisões é relevante para que a gestão da sua empresa vá ao encontro das metas definidas para a organização em geral.
- Motivação
Quando uma reunião é feita de forma produtiva, todos os integrantes da organização, desde colaboradores até gestores, sentem-se motivados.
Ao saírem satisfeitos da reunião ou apresentação, a sua equipe sente uma motivação maior no seu trabalho com a empresa.
É indispensável analisar se a reunião que você organizou é realmente necessária e vai tratar de assuntos relevantes para todos os participantes.
Principalmente, quando o encontro é geral, pois, se o colaborador sentir que a pauta da apresentação seria facilmente resolvida ou comunicada por e-mail, por exemplo, o resultado será o oposto de uma equipe motivada.
- Otimização
Os seus colaboradores precisam ter a sensação que o seu tempo foi bem utilizado, através de uma reunião produtiva.
Essa produtividade tem que demonstrar a todos que a pauta foi resolvida e as estratégias foram traçadas.
Assim, otimizando o tempo de todos, pois não será necessário retornar ao mesmo assunto novamente em outras apresentações.
A ideia de otimização está atrelada também a você saber administrar o tempo gasto nas reuniões e apresentações de projeto. A sua empresa deve planejar cada encontro e deixar claro os objetivos dele.
Conclusão
As reuniões e apresentações de projeto são parte integrante de muitas gestões corporativas, pois, é através delas que estratégias de negócios são definidas e procedimentos novos podem ser implementados.
Além disso, ao trabalhar com processos de criação, seja de conteúdos, designs, propostas de negócios, entre outros, as empresas implementam com frequência esses tipos de encontros.
O compartilhamento de ideais auxilia na melhor solução, pois, através disto torna-se possível pensar em soluções e melhorias a fim de encontrar a que melhor se encaixa para o momento.
Além desses objetivos, de traçar processos e procedimentos, as reuniões também podem ser grandes motivadoras para a equipe, é preciso apenas saber conduzir de forma produtiva.
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