A gestão de uma escola deve ser pensada, principalmente, para a satisfação dos alunos. Entretanto, os pais ou responsáveis tem participação ativa, não só no momento de escolher uma escola para o seu filho, mas durante toda sua permanência na instituição, sendo os agentes envolvidos no atendimento escolar.
O acompanhamento direto dos pais é algo natural e muito presente nas escolas públicas ou nos colégios particulares, por tratar-se de crianças e estas necessitarem de cuidados durante o seu crescimento e desenvolvimento. Garantir a educação e um ambiente seguro para as crianças é dever dos pais ou responsáveis e um direito das crianças e dos adolescentes.
Com isso, é necessário também pensar a gestão das escolas. As crianças e os adolescentes devem sentir-se seguros e confortáveis nas escolas, mas muitas vezes, por razão da pouca idade, não compreendem todas as questões envolvidas nessa vivência.
É nesse momento que entram os pais e o seu envolvimento com as escolas. A comunicação fácil e clara deve estar sempre presente nessa relação e a disponibilidade de atendimento é um diferencial, que transmite confiança e credibilidade para as famílias.
Como melhorar o atendimento escolar?
As crianças e os adolescentes precisam estar em um ambiente onde sintam-se bem e tenham ensino de qualidade, e os pais precisam ter o mesmo sentimento. Assim, implementar melhorias, pensadas para os alunos e as famílias, podem aumentar a satisfação das escolas.
Muitas vezes não é fácil compreender como os alunos estão se sentindo, pois, nem sempre, as crianças conseguem expressar de maneira clara os seus sentimentos. Por isso, uma forma de conseguir melhorar a experiência deles com a escola, é manter um contato estreito com os pais ou responsáveis.
Pensando na relação escola e família, separamos algumas dicas que podem melhorar o atendimento escolar e gerar não só uma maior satisfação, mas também um lugar de confiança e qualidade para os alunos e as suas famílias.
1. Disponibilização de canais de comunicação
É válido levar em consideração que o atendimento escolar pode ocorrer através de mais de um tipo de canal de comunicação. Na maioria das vezes, o atendimento ou reunião não é marcada com antecedência, por isso, é preciso que a equipe esteja sempre pronta para acolher e ouvir as preocupações das famílias.
Para realizar um bom atendimento escolar, disponibilize diferentes meios de comunicação, como: contato por ligação telefônica; aplicativo de mensagens; chatbot; e-mail; e chat no site da escola e nas redes sociais. Esses são os principais exemplos de canais de comunicação para atendimento ao público.
Além disso, o ambiente escolar deve promover a cidadania e a independência aos alunos, sendo necessário oferecer canais de comunicação também para as crianças e adolescentes. Ao reconhecer que a escola valoriza a sua opinião, os estudantes sentem maior satisfação e respeito em estar no ambiente.
Assim como é indispensável construir uma relação de parceria com as famílias, é preciso estabelecer o mesmo relacionamento com os alunos. Por isso, as escolas devem prezar por uma comunicação aberta e engajada com os seus estudantes. Crianças e adolescentes aprendem a se expressar na escola.
Esta comunicação precisa ser transparente e respeitosa e de conhecimento dos pais, que devem sempre ter a possibilidade de acompanhar as atividades das escolas de perto e participar de forma ativa também.
2. Automatização de processos
Após a escola definir quais são os canais de comunicação disponibilizados para o atendimento escolar, é a hora de otimizar e automatizar esses processos. Com diferentes meios para atendimento, a gestão e controle dos contatos estabelecidos em cada um deles requer mais tempo e atenção por parte dos colaboradores.
A implementação de tecnologias pode auxiliar nesse gerenciamento. Existem softwares que economizam tempo e recursos, organizando e armazenando os dados necessários para o funcionamento do atendimento escolar. Um deles é a telefonia em nuvem.
Essa solução pode centralizar a comunicação telefônica da empresa em um sistema de PABX Virtual. Além disso, através dessa plataforma, é possível utilizar o WhatsApp Business com o número corporativo, o que transmite maior credibilidade. A tecnologia da telefonia em nuvem também permite o armazenamento de dados.
Com essa tecnologia, é possível obter diversos ramais, com números distintos, para cada membro da equipe escolar, utilizados através dos smartphones e computadores dos colaboradores. Assim, todas as chamadas telefônicas da escola podem ser gravadas e armazenadas, com segurança, em uma plataforma em nuvem.
3. Personalização de atendimento
A automatização de processos contribui para a personalização no atendimento escolar. Ao otimizar a comunicação dos colaboradores com os pais ou responsáveis, torna-se possível ter um contato mais calmo, com tempo para ouvir as dores dos familiares.
Com a centralização e, até mesmo, integração dos sistemas utilizados na instituição, fica mais fácil o acesso as informações dos alunos, muitas vezes necessárias na hora do atendimento escolar. Isto facilita no momento de procurar dados solicitados pelos pais.
Além disso, a escola consegue ter tempo também para atender de forma eficiente novas famílias interessadas a ingressar na instituição. Com os canais de comunicação bem organizados e o atendimento otimizado, sem grandes filas de espera, é possível esclarecer os procedimentos da secretaria escolar.
4. Organização e treinamento
É essencial que todos os procedimentos efetuados não só na secretaria, mas em todas as áreas da escola, sejam tratados com clareza no atendimento escolar. A realização de processos padronizados facilita o contato com as famílias que necessitam de atendimento.
A agilidade nas ações evita a formação de filas de atendimento e diminui as chances de insatisfação por parte dos pais ou responsáveis. Para que isto ocorra, a equipe deve ser bem treinada para que tenham o conhecimento pleno de quais os procedimentos que devem ser tomados em cada situação, principalmente na hora de encaminhar as famílias para outros setores.
Além das instituições de ensino disponibilizarem canais eficientes para qualquer tipo de atendimento, que permita esclarecer dúvidas, emitir críticas e encaminhar sugestões, é primordial que os colaboradores saibam receber todas as informações de maneira adequada.
Este preparo vai muito além da equipe de atendimento escolar, também envolve professores e outros eventuais funcionários presentes na instituição. Todos os colaboradores devem ser capazes de esclarecer dúvidas básicas quanto ao funcionamento da escola, caso seja necessário.
Toda escola deve ter uma agenda organizada, através de um calendário bem planejado e disponível para os pais ou responsáveis, assim como para os alunos, afim de antecipar dúvidas ou questionamentos e preparar todos os envolvidos na instituição, interna e externamente, para eventos futuros.
5. Feedback de alunos e responsáveis
A realização de pesquisas de satisfação é uma maneira de colher informações de forma direta, dos pais ou responsáveis e, até mesmo, dos alunos. Além de utilizar essa estratégia para perguntar a opinião das famílias sobre os processos da escola, é interessante abrir esse momento para sugestões de melhorias.
Para manter-se relevante na vida dos alunos e das famílias, é preciso que a escola não forneça apenas uma boa aprendizagem, mas também garanta a satisfação de todos os envolvidos. Um caminho para isto é estreitar os laços entre os pais ou responsáveis com toda a equipe das escolas, desde os professores até a direção.
Os dados coletados através dos feedbacks, inclusive, podem ser armazenados e utilizados para análise e treinamento, sempre que necessário. A constante procura por melhorias e evolução nos processos de trabalho é o diferencial para a satisfação e retenção dos agentes envolvidos no funcionamento das escolas.
Este pode ser o caminho para as instituições construírem um conhecimento mais significativo e eficiente na vida dos alunos, das famílias e da própria escola.
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