No que diz respeito à comunicação comercial, a maioria das empresas começou a migrar para a tecnologia IP, mas apenas algumas delas utilizaram totalmente seu potencial.
Frequentemente, os empresários ignoram alguns dos recursos mais valiosos dessa telefonia que podem trazer melhorias significativas na eficiência e produtividade operacional.
Além das opções básicas, catálogo telefônico corporativo, discagem de ramal, correio de voz, conferência, há uma série de outros recursos que, quando utilizados adequadamente, podem oferecer resultados sem precedentes.
No artigo de hoje, vamos listar alguns desses recursos, que podem proporcionar benefícios mais otimizados para o seu negócio. Além disso, procuramos compreender um pouco da comunicação corporativa atual.
A tecnologia IP e seus recursos
É a tecnologia IP que realiza o tráfego de dados em redes, por exemplo, das informações de voz e vídeo. Isto torna possível a execução da telefonia IP ou telefonia VoIP ou, até mesmo, telefonia em nuvem.
A comunicação baseada na tecnologia IP pode apresentar-se através de diversos nomes, mas o seu funcionamento segue a mesma premissa. Sendo assim, a telefonia IP é executada por meio do tráfego de dados pela Internet.
A estrutura de rede utilizada por esse tipo de telefonia é a mesma que você já usa na sua empresa. A Internet é por onde a tecnologia IP se hospeda e executa as suas funcionalidades.
Essa comunicação permite que a gestão corporativa simplifique, inclusive, os seus sistemas de segurança e de monitoramento de equipes, pois os programas em nuvem conseguem garantir uma maior proteção, além da facilidade de acesso para quem é autorizado.
Por estarem armazenados na rede, os investimentos em aparelhos analógicos diminuem drasticamente. A telefonia IP pode funcionar por meio de smartphones, computadores ou notebooks e até mesmo tablets.
Além de reduzir os custos em investimento, essa tecnologia também proporciona instalação rápida e, na maioria dos casos, feita de forma remota. A manutenção dessa telefonia é simplificada e não requer tanta frequência como a convencional.
Com isso, conseguimos observar que a simplicidade e economia são dois dos principais benefícios da tecnologia IP para qualquer tipo de organização, sendo o ponto de partida para a decisão de migrar a sua telefonia corporativa para a nuvem.
Há alguns recursos específicos de funcionalidade que serão úteis ao tomar a decisão de selecionar o sistema de telefonia IP ou implementá-lo em toda a sua empresa. Listamos os principais deles a seguir.
- Transferência de chamada com a tecnologia IP
O recurso de transferência de chamada é uma transição aparentemente sem interrupções de um dispositivo para outro — por exemplo, chamadas originadas do desktop (softphone) para o celular ou do telefone fixo para o celular, ou do celular para o telefone de conferência. Toda essa troca acontece no back-end, para que o chamador nunca note a mudança, ainda mais em tempos de trabalho a distância.
- Grupo de toque/busca
O grupo de toque/busca encontrou seu uso especialmente no suporte de call center (como no atendimento ao cliente), onde todas as chamadas são importantes para atender. É um grupo de ramais locais que tocam em uníssono para chamadas de entrada.
No grupo de busca, uma chamada recebida é roteada automaticamente para o primeiro ramal disponível no grupo. Se não houver resposta desse ramal, a chamada será roteada para o próximo ramal disponível, esse processo continuará até que a chamada seja atendida.
É possível também no PABX Virtual, quando a empresa tem filiais, a chamada percorrer todas as unidades até ser atendida, aumentando e muito a eficiência do atendimento, o grupo pode ser configurado em função de horário, sábados e domingos e também feriados, tudo de maneira automática.
No grupo de toques, ele toca nos telefones de todos no grupo ao mesmo tempo. A primeira pessoa a atender ficaria com a chamada.
Existem configurações para não penalizar apenas uma pessoa, sobrecarregando com todas as ligações que tocam. É possível, por exemplo, configurar para que cada pessoa que atenda vá para o último lugar da fila e, consequentemente, só volta a atender no seu ramal após toda a fila percorrida.
- Encontre-me/siga-me
Esse recurso é destinado a profissionais que se encontram fora do escritório na maioria das vezes, mas precisam permanecer conectados. Ele chama automaticamente o usuário em uma lista de números especificados, um por um, até que a chamada seja atendida e antes que ela seja enviada ao correio de voz.
Assim, por exemplo, o sistema pode ser programado de forma que o telefone do escritório toque duas vezes, mas no terceiro e quarto toque, seu celular começa a tocar e, no quinto, seu telefone residencial.
No caso da tecnologia de PABX Virtual, pode ser incluída no ‘Siga-me’ o desvio para um ramal app, instalado no celular ou um ramal web, no notebook.
- Convergência entre celular e outros dispositivos
Para perfis como vendas, atendimento e suporte ao cliente, onde os negócios dependem completamente da resposta imediata, estar sempre acessível é crucial. Com a convergência, o celular funciona como qualquer outro terminal registrado no PABX Virtual. Assim, o funcionário tem acesso a todas as funções de telefonia corporativa, incluindo conferência, transferência de chamadas etc, esteja ele em qualquer lugar do mundo, conectado à internet.
- Trabalho remoto com a tecnologia IP
Esta função é para aquelas pessoas que estão longe de sua empresa (especialmente durante a pandemia do coronavírus). Elas podem conectar seu telefone IP ou softphone através apenas da Internet. Todas as funções da estação de trabalho do escritório (atender ou transferir chamadas, configurar conferências telefônicas, presença dos membros da equipe e exibição de status) são acessíveis exatamente da mesma maneira e sem limitações.
- Personalização
A personalização é adaptar seu aparelho às suas necessidades. Desde a programação de teclas pessoais e a identificação de toques: a comunicação pode ser adaptada aos hábitos e necessidades de cada pessoa, em apenas algumas etapas.
As teclas fazem parte de aparelhos que podem ser programados com funções de acordo com as necessidades e preferências pessoais. Por exemplo, uma chamada é encaminhada e finalizada automaticamente pressionando determinado botão, ou caso esteja atarefado e deixando a tecla “DND – Do Not Disturb” para que as chamadas nem toquem no seu telefone IP.
- One number com a tecnologia IP
O conceito one number permite que diferentes aparelhos (telefones de mesa, softphones, telefones DECT, telefones celulares), registrados no sistema de PABX Virtual principal, usem o mesmo número para ligar. Os funcionários estão sempre acessíveis com a mesma identificação, independentemente do dispositivo que eles usam.
Enquanto isso, o interlocutor não sabe se você está em seu escritório ou a caminho de outro local. O número do celular permanece “oculto”, não importando onde a pessoa chamada está naquele momento e qual número de chamada será discado.
- Integração com CRM e outras ferramentas
Para todas as chamadas recebidas e efetuadas, um pop-up aparecerá notificando todos os detalhes do chamador. Ele coleta dados do sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ou de outros bancos de dados de contatos, para que quem estiver atendendo ao telefone conheça o chamador e tenha informações relevantes para facilitar a chamada.
Esta lista é apenas o começo dos recursos em evolução da plataforma da tecnologia IP, que economizam tempo, simplificam as atividades diárias e reduzem custos.
A telefonia empresarial atual
Pesquisas realizadas pelo MEF, organização global que analisa a expansão móvel, apontam que, atualmente, mais de 50% dos brasileiros utilizam smartphones na sua rotina de trabalho. Esse dado demonstra o quanto é essencial a implementação de uma telefonia IP e dos seus recursos no âmbito empresarial.
A telefonia IP permite que os números fixos e demais formas de comunicação corporativa, estejam também no smartphone do colaborador, assim como em seu computador de trabalho.
A importância da migração da telefonia para a nuvem se dá também pelo fato de 44% dos colaboradores que usam o celular para serviço, tenham que utilizar recursos de segurança da comunicação também ao trabalhar de suas casas, na escala híbrida.
A análise do MEF aponta os tipos de dados que os colaboradores compartilham através dos celulares em que trabalham: 51% são informações de conversas privadas, enquanto 43% são arquivos de documentos. Fotos, números de contato e informações sobre a empresa, também estão entre os dados compartilhados.
É nesse momento que entram os sistemas que podem auxiliar os processos de trabalho e a segurança de dados das organizações. A telefonia IP é uma das grandes aliadas nesta otimização, pois, inclusive, consegue oferecer nos seus serviços além das facilidades para telefonia, a proteção de informações.
O sistema do PABX Virtual
A telefonia em nuvem pode ser implementada através de um único sistema de PABX Virtual. Com ele, será possível interligar diversos ramais, ou seja, os números virtuais de cada um dos seus colaboradores poderão ser monitorados e funcionar por meio da mesma plataforma.
As informações das conversas privadas entre funcionário e cliente, por meio de ligações e mensagens, podem ser armazenadas pelo PABX Virtual, que também conseguirá proteger esses dados.
A centralização das informações e execução dos meios de comunicação da sua empresa, otimiza o trabalho de todos os seus colaboradores, assim como o monitoramento da gestão, seja para acompanhamento do trabalho ou da segurança de dados.
Além dos recursos oferecidos pela telefonia IP, um sistema de PABX Virtual também abrange outras funcionalidades, que vão agregar mais vantagens aos serviços da sua empresa. Podemos citar alguns como exemplo:
- Espera telefônica;
- Fila de atendimento;
- Secretária eletrônica;
- Horário de atendimento;
- Gravação de chamadas;
- Ligação gratuita entre ramais;
- Adesão ao WhatsApp Business;
- DAC (distribuição automática de chamadas);
- Áudios personalizados, entre outras vantagens.
Além dessas facilidades, há outros benefícios ao implementar o sistema de PABX Virtual, que vai além das suas funções. Um deles é a possibilidade de interligar matriz e filiais de uma mesma empresa.
Você consegue melhorar o atendimento ao cliente e o acompanhamento das demandas da sua carteira, através do time de pós-vendas. A sua empresa consegue redirecionar investimentos, reduzindo custo em telefonia.
Além disso, garante maior segurança ao cliente e fornecedores, pois a telefonia em nuvem proporciona o monitoramento em tempo real. Com o armazenamento em rede, fica muito mais rápido contornar crises ou visualizar possíveis problemas.
Com o PABX Virtual você centraliza muitas das funções utilizadas na sua telefonia, além de integrar com outros programas que a sua empresa já utiliza, como plataforma de vendas ou sistemas de armazenamento em nuvem.
Outros sistemas para ficar de olho!
Há outros sistemas que auxiliam a sua empresa no quesito comunicação e que podem ser integrados com a sua telefonia para oferecer mais recursos e organizar cada vez mais a gestão do seu negócio.
Vamos citar dois deles que irão complementar a sua telefonia IP, modernizando mais ainda o seu contato fixo, o que vai beneficiar não só a sua empresa como os clientes.
Além do PABX Virtual, outra solução que pode ser facilmente implementada nas organizações é o sistema de armazenamento em nuvem. Inclusive, os serviços em nuvem são uma das tendências para 2023.
Armazenar os dados e informações da sua empresa em uma plataforma em nuvem, pode garantir o compartilhamento de arquivos entre os membros da equipe, em qualquer lugar de onde eles estejam trabalhando.
As empresas que utilizam a telefonia em nuvem, através do PABX Virtual, conseguem, inclusive, integrar a sua comunicação com sistemas de armazenamento em nuvem.
Com isso, é possível armazenar todas as gravações de chamadas do seu negócio diretamente na plataforma, o que proporciona material para treinamento e segurança de dados.
A nuvem pode garantir a proteção de dados, tanto das organizações quanto dos clientes, sendo acessível através de login e senha e podendo ser reforçada com outras estratégias de segurança.
Outros sistemas para você ficar de olho são os CRMs de vendas, como já mencionamos anteriormente. O CRM é uma ferramenta que contribui para o ciclo de venda de uma empresa, podendo abranger todas as equipes da área comercial e prospecção.
Essa solução armazena e coleta dados das interações da equipe com os clientes, mapeando o caminho do consumidor dentro da empresa e permitindo visualizar os estágios do funil de vendas.
A geração de dados e informações que auxiliam no direcionamento de ações, pensadas para a satisfação e fidelização do cliente, e na compreensão de possíveis melhorias no atendimento, são as principais contribuições da ferramenta de CRM.
O alcance das funcionalidades de um CRM vai depender da sua integração com outros sistemas, como a telefonia IP, mas algumas de suas vantagens são:
- Agilidade no atendimento;
- Maior satisfação do cliente;
- Centralização da informação;
- Facilidade no monitoramento;
- Impulsionamento na estratégia.
Vantagens da telefonia em nuvem
Os recursos que a sua equipe receberá ao usar a telefonia IP será proporcional à tecnologia empregada. Ao escolher por um PABX Virtual, você pode agregar vantagens no trabalho que já realiza:
Ligações internas:
A telefonia IP, através do PABX Virtual, possibilita a ligação grátis entre ramais, podendo também realizar a transferência de chamadas. Esta, por sua vez, pode ser feita em ligações externas, sem que o cliente perceba, e internas.
Atendimento automatizado:
Com o sistema em nuvem, a sua empresa consegue entregar um atendimento mais otimizado, pois quem está ligando pode escolher para qual setor quer ser encaminhado, mesmo antes de completar a ligação. Isto acontece com a gravação de áudios personalizados para guiar o consumidor.
Gravação de chamadas:
Você consegue gravar com facilidade todas as suas ligações, não importa o tipo de ramal que esteja utilizando. Além disso, em alguns dispositivos, também pode ser realizada a captura de tela das chamadas.
Escalabilidade:
No sistema de PABX Virtual fica mais fácil expandir os ramais da sua empresa. É necessário apenas informar para a sua operadora a criação de mais ramais e seu pacote será expandido, sem precisar de mais espaço físico para isso na sua casa ou escritório.
Gestão independente de ramais:
Você consegue personalizar seus ramais separadamente, segmentando quais os tipos de chamadas que serão recebidas em cada um, por exemplo.
Além destas melhorias, adquirindo o serviço em nuvem é possível ter novos benefícios em comunicação:
Comunicação em tempo real em todos os tipos de ramais, estejam eles em computadores, aplicativos e/ou dispositivos móveis. Para estar disponível você precisa apenas estar conectado à Internet.
Chamada de voz e vídeo pelo navegador da Internet, proporcionando melhor qualidade nas chamadas realizadas, que não apresentam as falhas no sinal, quando conectadas a uma boa rede.
Empresas de todas as áreas podem se beneficiar com um sistema de PABX Virtual. Ele aumenta a produtividade das equipes, que passam a realizar um trabalho otimizado pela facilidade de atendimento das ligações e pela qualidade do serviço comunicacional.
Conclusão
À medida que as organizações equiparam melhor seus funcionários para permanecerem conectados o tempo todo, a telefonia IP também evolui, oferecendo melhores maneiras de serviço.
A chave na implantação de um sistema de telefonia em nuvem, é escolher recursos que ajudam a otimizar suas operações diárias e melhorar a produtividade dos seus colaboradores.
Isto, consequentemente, irá melhorar também o seu atendimento ao cliente e os processos de gestão de monitoramento da sua empresa. A telefonia IP, utilizada através do sistema de PABX Virtual, proporciona otimização, segurança e economia.
Além dos diversos recursos que mencionamos neste artigo, a telefonia IP acompanha a transformação do mercado e as tecnologias atuais que direcionam o caminho dos negócios, o que proporciona vantagem competitiva.
Somos IUNGO, Somos VOCÊ!
